Gestion documentaire et documents liés

Introduction #

Silicon ioi permet l’utilisation de la gestion documentaire pour associer des documents aux impressions ou aux e-mails.

Un document lié peut être :

• Un document directement associé aux données imprimées, comme des annexes liées à une offre.
• Un document indirectement lié par un lien ascendant (lien plus général), tel qu’un document attaché à un journal de vente, ce qui est utile pour gérer les conditions générales de vente, par exemple.
• Un document indirectement lié par un lien descendant (lien plus détaillé), comme des fiches techniques d’articles inclus dans l’offre concernée.

Les documents joints peuvent être filtrés par les tags présents sur ces documents, permettant par exemple de n’associer que les documents dans la langue du destinataire.

Lier un document #

Pour lier un document à un doctype, utilisez le bouton Attach File.

Différentes méthodes pour télécharger un fichier :

1. Sélectionnez un fichier et le télécharger.

1. Glissez-déposez dans la zone de téléchargement dédiée de la fenêtre Upload.

• Sélectionnez un fichier déjà “Uploadé” sur le serveur hébergeant Silicon ioi.

• Utilisez un lien vers un fichier sur un autre serveur ou un service de stockage Cloud.

• Utilisez votre caméra.

La liste des documents liés est consultable dans la partie Files de l’offre.

→ Pour ouvrir le fichier lié il suffit d’appuyer sur le nom du fichier attaché.

Il est possible d’optimiser l’image à “uploader”, pour réduire sa taille.

Cela redimensionnera l’image pour qu’elle s’adapte à une largeur maximale de 1920 pixels et une hauteur maximale de 1080 pixels, tout en préservant le rapport d’aspect, et réduira la qualité à 85%. Pour optimiser une image déjà été “Uploadée” il suffit d’utiliser le bouton Optimize disponible dans les propriétés de l’image.

Pour limiter le nombre des fichiers liés à un document, il est nécessaire de le configurer dans les propriétés du doctype.

Exemple :

Dans le doctype ioi Sales Quote : Utilisez Customize.

Le nombre défini dans la section Max Attachments limitera le nombre de fichiers liés à un document (0 pour aucune limite).

Stockage « Private » et « Public » #

Lors du téléchargement d’un document il est possible de spécifier si le fichier doit être Private ou Public. Un fichier Private sera stocké dans la partie /private/files/

Un fichier stocké dans la partie Private est accessible uniquement si l’utilisateur est autorisé à le consulter. Dans la liste des fichiers, un fichier Private est identifié par cette icône :

Exemple :

Un fichier Public sera stocké dans la partie /files/

Un fichier stocké dans la partie Public est accessible publiquement via l’URL : https://votre_environnement.ioi.online/files/ioi_sales_quote/2022/12/qtsl_%E2%80%A2_202200007/CONDITIONS%20GENERALES%20DE%20VENTE.pdf.

File Manager – File List #

Pour consulter toutes les propriétés du document lié, appuyer sur le bouton pour consulter le détail du fichier lié.

La liste des fichiers liés à Silicon ioi est consultable dans la partie File Manager - File List.

→ Affichage en mode liste :

→ Affichage en mode icône :

Cette partie permet de consulter tous les documents liés à Silicon ioi. Dans File Manager vous pouvez :

• “Uploader” un fichier en utilisant simplement le bouton Add File.

• “Uploader” plusieurs fichiers en même temps en utilisant le glisser-déposer de vos fichiers.

• Utiliser la fonction Import Zip.

Avec la fonction Import Zip, tous les fichiers d’une archive au format zip seront extraits et téléchargés dans Silicon ioi.

• Vous pouvez télécharger les fichiers sélectionnés directement dans une archive au format zip.

• Créez une structure de dossiers spécifique pour y stocker les documents.

• Gérez le partage des fichiers de la gestion documentaire. Vous pouvez également partager un document avec un autre utilisateur si vous avez les droits nécessaires.

Pour partager un document, ouvrez-le, cliquez sur l’icône + sous Partage et sélectionnez l’utilisateur avec lequel vous souhaitez partager.

Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez sélectionner tous les utilisateurs ou un utilisateur en spécifique.

Vous pouvez accorder à l’utilisateur l’accès en lecture, écriture, soumission et partage pour ce document.

Lien « inter doctype » #

L’impression inter doctype permet d’imprimer des fichiers liés de près ou de loin au document imprimé.

Exemple : Lors de l’impression d’une offre de vente, vous pouvez également imprimer les conditions générales de vente liées au journal de vente, à la division, au site ou à la compagnie.

Ces liens ne sont uniquement accessibles aux doctypes de la gestion commerciale. Si le document imprimé est un document d’achat ou de vente, il remontera jusqu’au journal (d’achat ou de vente). À partir du journal, vous pouvez remonter au site, puis à la division, et de la division à la compagnie. Ce système peut également descendre jusqu’aux détails des articles du document source et imprimer les fichiers qui y sont liés.

Tags #

Le système d’impression des fichiers liés inter doctype utilise la notion de tags attribués aux fichiers. Les tags sont attribués lorsque l’utilisateur lie un fichier dans un document.

Selon le tag spécifié sur le document lié et de la configuration du rapport pour filtrer les tags à utiliser, le document lié sera affiché (ou non) lors de l’impression du rapport.

Exemples : Ajout d’un PDF avec les conditions générales de vente sur le doctype journal et affichage de ce document lors de l’impression d’une offre (lien ascendant offre -> journal).

→ Ajout du PDF comme document lié au journal.

→ Ajouter à ce document lié un tag nommé CGV (pour Conditions Générales de Vente).

Dans la configuration du rapport permettant d’imprimer les offres, configurez l’accès aux documents liés d’un autre doctype (Type Dynamic) et spécifiez que le tag recherché dans les documents liés est CGV (Tag list).

Lors de la génération de l’impression du rapport d’offre, le document lié au journal de l’offre sera affiché dans un autre onglet.

Exemple : Ajout d’un PDF avec les propriétés d’un article (datasheet) sur l’article et affichage de ce document lors de l’impression d’une offre (lien descendant offre -> article).

→ Ajout d’un document PDF lié à l’article.

→ Ajout d’un tag datasheet au fichier PDF.

Dans la configuration du rapport permettant d’imprimer les offres, configurez l’accès aux documents liés d’un autre doctype (Type Dynamic) et spécifiez que le tag recherché dans les documents liés est datasheet (Tag list).

Lors de la génération de l’impression du rapport d’offre, le document lié à l’article sera affiché dans un autre onglet.

Exemple : Ajout d’un PDF en annexe à l’offre et affichage de ce document lors de l’impression d’une offre (fichier lié directement au doctype).

→ Ajout de l’annexe en PDF comme document lié et ajout d’un tag « annexe » au document.

Dans la configuration du rapport ajout de l’affichage du document lié avec tag annexe.

Lors de l’impression l’annexe en PDF liée directement à l’offre sera affichée dans un autre onglet.

→ Ou le supprimer à partir du module File Manager - File List.

File Management #

Pour chaque doctype, la liste de groupe de tags disponibles à partir du module ioi File Management doit être configurée.

Exemple :

Créez une configuration dans le module ioi File Management pour gérer la gestion documentaire dans le doctype ioi Sales Quote.

Sélectionnez le doctype sur lequel on doit ajouter la possibilité de spécifier des tags.

La partie Rule de la gestion documentaire sur le module permet de créer des règles pour le stockage/nommage des fichiers liés au doctype.

Il doit y avoir une règle pour gérer le chemin pour des documents Private et pour Public. Une règle en fonction du type de fichier. Utilisez les instructions CASE/IF THEN ELSE pour conditionner l’arborescence.

→ Créez du répertoire si il n’existe pas. Utilisez les variables comme pour le reporting/dashboarding comme _{system.xxx}, _{company.[xxx]}, _{master.[xxx]}, les Eval functions.

Exemple :

{{ scrub(doc.doctype) }}/{{ doc.journal_id }}/{{ doc.creation.year }}/{{ doc.creation.month }}/{{ scrub(doc.name) }}

→ Tout ce qu’il y a entre {{ }} sera interprété. La variable doc concerne le document où l’utilisateur ajoute le fichier.

On peut également “hardcoder” une partie du répertoire.

Exemple :

{{ scrub(doc.doctype) }}/MON_REPERTOIRE/{{ doc.creation.year }}/{{ doc.creation.month }}/{{ scrub(doc.name) }}

La partie Tags affiche les tags configurés/utilisables sur le doctype.

Sans configuration dans la partie ioi File Management pour le module il ne sera pas possible d’utiliser la notion de tags lors de l’ajout d’un document lié.

Pour ajouter des tags utilisables dans le module :

Groupe de tags #

Un groupe de tags va permettre à l’utilisateur de choisir un ou plusieurs tags suivant les différentes configurations possibles.

Exemple :

• Créez le groupe Language pour proposer à l’utilisateur d’ajouter des tags suivant les différentes langues.

• Ajoutez une nouvelle ligne.

• Éditez la nouvelle ligne.

• Spécifiez le nom du groupe de tags, Language dans notre exemple et ajouter les différents tags que l’utilisateur pourra sélectionner pour appliquer à un document lié.

→ Cela permettra à l’utilisateur de spécifier le tag de son choix sur le document lié qu’il veut intégrer sur une offre.

Le multiselect permet à l’utilisateur de sélectionner plusieurs tags de ce groupe.

Liste des tags #

Pour accéder à la liste des tags utilisables, utilisez le module Tag list.

Files Link #

La partie Files Link est à configurer sur le rapport pour définir comment la gestion documentaire se comporte lors de l’impression.

Exemple :

Quelques liens configurés à l’impression du rapport Rpt – ioi Sales Quote – 01.

→ Création d’une configuration Files Link :

Une configuration est soit de type Dynamic (repose uniquement sur les tags) ou Static (permet d’assigner un fichier au rapport).

En mode Static on spécifie le fichier à ajouter dans tous les cas. Cochez Fusionner si vous souhaitez intégrer à un seul PDF l’impression générée et le document joint (uniquement si celui-ci est au format PDF).

En mode Dynamic la liste de tags permettra de sélectionner les fichiers qui possédant au minimum les tags mentionnés.

Exemple :

Si on mentionne 3 tags dans une configuration. Si un fichier inter doctype a un de ces tags, il sera alors imprimé.

On ajoute les tags des documents qui doivent être utilisés lors de la génération de l’impression.

Tout comme en mode Static, cochez Merge with the main printed document (PDF Only) si vous souhaitez intégrer à un seul PDF l’impression générée et le document joint (uniquement si celui-ci est au format PDF).

L’option Dynamic Language Tag permet de ne pas spécifier directement la langue dans la liste de tags de la configuration.

Exemple :

Joindre à un journal de vente les conditions générales dans différentes langues et lors de l’impression seul le PDF dans la langue choisie à l’impression sera utilisé.

→ Ajoutez dans la partie ioi File Management une configuration pour le module ioi Sales Journal avec la liste des tags utilisables.

Un Group name nommé par exemple TYPE pour spécifier le type de document (CGV pour un document de type Conditions générales de vente), on peut y ajouter d’autres types comme des annexes, des plans,…

Ici en multiselect activé pour permettre de spécifier plusieurs types pour un document.

Un Group name pour permettre de spécifier la langue du document lié.

→ Ajoutez des documents PDF dans les différentes langues sur le journal en spécifiant les tags correspondants.

Exemple :

• Ajout du fichier PDF des conditions générales en Allemand.

• Les fichiers PDF avec les conditions générales dans les 4 langues sont ajoutés dans les documents liés au journal.

• Configurez le rapport des offres pour utiliser les documents liés avec les tags CGV.

• Testez l’impression de l’offre dans les différentes langues.

→ Le document lié affiché est bien la version FR.

Si on sélectionne une autre langue au moment de l’impression de l’offre :

→ Le document lié en DE est bien utilisé.