Document management and linked documents

Inleiding #

Silicon ioi stelt je in staat documentbeheer te gebruiken om documenten te koppelen aan afdrukken of e-mails.

Een gekoppeld document kan zijn:

• Een document dat rechtstreeks gekoppeld is aan de afgedrukte gegevens, zoals bijlagen gekoppeld aan een offerte.
• Een document dat indirect gekoppeld is via een stijgende koppeling (algemenere link), zoals een document dat is gekoppeld aan een verkoopjournaal, wat bijvoorbeeld nuttig is voor het beheren van algemene verkoopvoorwaarden.
• Een document dat indirect gekoppeld is via een dalende koppeling (meer gedetailleerde link), zoals technische fiches van artikelen die in de betreffende offerte zijn opgenomen.

Gekoppelde documenten kunnen worden gefilterd op basis van de aanwezige tags, zodat bijvoorbeeld alleen documenten in de taal van de ontvanger worden gekoppeld.

Document koppelen #

Om een document aan een doctype te koppelen, gebruik je de knop Attach File.

Verschillende manieren om een bestand te uploaden:

1. Selecteer een bestand en upload het.

1. Sleep het bestand naar het daartoe bestemde downloadgebied van het venster Upload.

• Selecteer een bestand dat al is “Uploaded” op de server waarop Silicon ioi draait.

• Gebruik een link naar een bestand op een andere server of cloudopslagdienst.

• Gebruik je camera.

De lijst met gekoppelde documenten is te zien in de sectie Files van de offerte.

→ Om het gekoppelde bestand te openen, klik je op de naam van het bijgevoegde bestand.

Het is mogelijk om een afbeelding te optimaliseren vóór het “uploaden”, om de bestandsgrootte te verkleinen.

De afbeelding wordt dan verkleind tot een maximale breedte van 1920 pixels en een maximale hoogte van 1080 pixels, met behoud van de beeldverhouding, en de kwaliteit wordt gereduceerd tot 85%. Om een reeds “Uploaded” afbeelding te optimaliseren, gebruik je de knop Optimize in de afbeeldingsinstellingen.

Om het aantal gekoppelde bestanden aan een document te beperken, moet je dit instellen in de eigenschappen van het doctype.

Voorbeeld:

In het doctype ioi Sales Quote: Gebruik Customize.

Het aantal gedefinieerd in het veld Max Attachments beperkt het aantal bestanden dat aan een document gekoppeld kan worden (0 betekent geen limiet).

“Private” en “Public” opslag #

Bij het uploaden van een document kun je specificeren of het bestand Private of Public moet zijn. Een Private bestand wordt opgeslagen in de map /private/files/.

Een bestand dat in de Private sectie is opgeslagen, is alleen toegankelijk als de gebruiker gemachtigd is om het te bekijken. In de bestandslijst wordt een Private bestand aangeduid met dit pictogram:

Voorbeeld:

Een Public bestand wordt opgeslagen in de map /files/.

Een bestand dat in de Public sectie is opgeslagen, is publiek toegankelijk via een URL zoals:https://votre_environnement.ioi.online/files/ioi_sales_quote/2022/12/qtsl_%E2%80%A2_202200007/CONDITIONS%20GENERALES%20DE%20VENTE.pdf.

Bestandsbeheer - Bestandlijst #

Om alle eigenschappen van het gekoppelde document te bekijken, klik je op de knop om de details van het gekoppelde bestand weer te geven.

De lijst met gekoppelde bestanden in Silicon ioi is zichtbaar in de sectie File Manager - File List.

→ Weergave in lijstmodus:

→ Weergave in icon modus:

In File Manager kun je:

• Een bestand “Uploaden” met de knop Add File.

• Meerdere bestanden tegelijkertijd “Uploaden” via drag & drop.

• De functie Import Zip gebruiken.

Met de functie Import Zip worden alle bestanden uit een zip-archief geëxtraheerd en geüpload naar Silicon ioi.

• Geselecteerde bestanden rechtstreeks downloaden vanuit een zip-archief.

• Een specifieke mapstructuur creëren om documenten in op te slaan.

• Beheer van het delen van bestanden. Je kunt een document delen met een andere gebruiker als je over de juiste rechten beschikt.

Om een document te delen, open je het, klik je op het + icoon onder Share en selecteer je de gebruiker waarmee je het wilt delen.

In het pop-upvenster kun je alle gebruikers of een specifieke gebruiker selecteren.

Je kunt de gebruiker lees-, schrijf-, indien- en deelrechten toekennen voor dit document.

“inter doctype” Link #

Afdrukken via inter doctype maakt het mogelijk om bestanden af te drukken die direct of indirect gekoppeld zijn aan het af te drukken document.

Voorbeeld: Bij het afdrukken van een verkoopofferte kun je ook de algemene verkoopsvoorwaarden afdrukken die gekoppeld zijn aan het verkoopjournaal, de afdeling, de site of het bedrijf.

Deze koppelingen zijn alleen beschikbaar voor verkoopgerelateerde doctypes. Als het af te drukken document een aankoop- of verkoopdocument is, wordt teruggegaan naar het (aankoop- of verkoop)logboek. Vanuit het logboek kan men teruggaan naar de Sites, vervolgens naar de Afdeling, en van daaruit naar het Bedrijf. Dit systeem kan ook doordringen tot in de artikeldetails van het brondocument en de eraan gekoppelde bestanden afdrukken.

Tags #

Het afdruksysteem van gekoppelde bestanden via inter doctype maakt gebruik van tags die aan bestanden zijn toegekend. Tags worden toegekend op het moment dat een bestand aan een document wordt gekoppeld.

Afhankelijk van de tag die aan het gekoppelde document is toegekend en de rapportconfiguratie die bepaalt welke tags gebruikt mogen worden, zal het document worden weergegeven (of niet) bij het afdrukken van het rapport.

Voorbeelden: Voeg een PDF met algemene verkoopsvoorwaarden toe aan het doctype Log en toon dit document bij het afdrukken van een offerte (Stijgende koppeling offerte -> Log).

→ Voeg een PDF-document toe gekoppeld aan het Log.

→ Voeg aan dit gekoppelde document een tag toe met de naam CGV (voor Conditions Générales de Vente).

In de rapportinstellingen voor het afdrukken van offertes, configureer de toegang tot gekoppelde documenten van een ander doctype (Type Dynamic) en specificeer dat de gezochte tag CGV is (Tag list).

Bij het genereren van het offerteprintrapport zal het document dat aan het offerteregister is gekoppeld in een ander tabblad worden weergegeven.

Voorbeeld: Voeg een PDF toe met productspecificaties (datasheet) aan het artikel en toon dit document bij het afdrukken van een offerte (Dalende koppeling offerte -> artikel).

→ Voeg een PDF-document toe gekoppeld aan het artikel.

→ Voeg de tag datasheet toe aan het PDF-bestand.

In de rapportinstellingen voor het afdrukken van offertes, configureer toegang tot gekoppelde documenten van een ander doctype (Type Dynamic) en specificeer dat de gezochte tag datasheet is (Tag list).

Bij het genereren van de offerte zal het document gekoppeld aan het artikel worden weergegeven in een ander tabblad.

Voorbeeld: Voeg een PDF toe als bijlage aan de offerte en toon dit document bij het afdrukken (bestand direct gekoppeld aan het doctype).

→ Voeg de PDF-bijlage toe als gekoppeld document en voeg een “appendix” tag toe aan het document.

In de rapportinstellingen voeg je de instructie toe om documenten met de tag annexe weer te geven.

Bij het afdrukken wordt de PDF-bijlage direct gekoppeld aan de offerte getoond in een ander tabblad.

→ Of verwijder het via de module File Manager - File List.

Documentbeheer #

Voor elk doctype moet de lijst met taggroepen geconfigureerd worden in de module ioi File Management.

Voorbeeld:

Maak een configuratie aan in de module ioi File Management om documentbeheer te activeren in het doctype ioi Sales Quote.

Selecteer het doctype waarop je de mogelijkheid tot het instellen van tags wilt toevoegen.

Het gedeelte Rule van documentbeheer in de module laat toe regels te maken voor het opslaan/benoemen van gekoppelde bestanden aan het doctype.

Er moet een regel zijn voor het beheer van het pad voor Private documenten en één voor Public. Een Function-regel kan gebruikt worden afhankelijk van het bestandstype. Gebruik CASE/IF THEN ELSE-instructies om de boomstructuur conditioneel op te bouwen.

→ Creëer de map indien die nog niet bestaat. Gebruik variabelen zoals bij rapportage/dashboarding zoals _{system.xxx}, _{company.[xxx]}, _{master.[xxx]}, Eval functions.

Voorbeeld:

{{ scrub(doc.doctype) }}/{{ doc.journal_id }}/{{ doc.creation.year }}/{{ doc.creation.month }}/{{ scrub(doc.name) }}

→ Alles tussen {{ }} wordt geïnterpreteerd. De doc variabele verwijst naar het document waarin de gebruiker het bestand toevoegt.

We kunnen ook een deel van het pad “hardcoden”.

Voorbeeld:

{{ scrub(doc.doctype) }}/MON_REPERTOIRE/{{ doc.creation.year }}/{{ doc.creation.month }}/{{ scrub(doc.name) }}

Het gedeelte Tags toont de tags die geconfigureerd en bruikbaar zijn op het doctype.

Zonder configuratie in de ioi File Management module voor het betreffende doctype, is het niet mogelijk om tags te gebruiken bij het toevoegen van een gekoppeld document.

Om bruikbare tags toe te voegen in de module:

Taggroep #

Een taggroep stelt de gebruiker in staat één of meerdere tags te kiezen op basis van de verschillende mogelijke configuraties.

Voorbeeld :

• Maak de groep Language aan zodat de gebruiker tags voor verschillende talen kan toevoegen.
• Voeg een nieuwe rij toe.

• Bewerk de nieuwe rij.

• Geef de naam van de taggroep op, Language in ons voorbeeld, en voeg de verschillende tags toe die de gebruiker kan selecteren om toe te passen op een gekoppeld document.

→ Hiermee kan de gebruiker een tag naar keuze specificeren op het gekoppelde document dat hij aan een offerte wil toevoegen.

Multiselect maakt het mogelijk voor de gebruiker om meerdere tags uit deze groep te selecteren.

Taglijst #

Om de lijst met bruikbare tags te raadplegen, gebruik je de module Tag list.

Files Link #

Het gedeelte Files Link moet ingesteld worden in het rapport om te definiëren hoe documentbeheer werkt bij het afdrukken.

Voorbeeld :

Sommige koppelingen geconfigureerd bij het afdrukken van het rapport Rpt - ioi Sales Quote - 01.

→ Maak een Files Link configuratie aan:

Een configuratie is ofwel Dynamic (gebaseerd op tags) of Static (laat toe een bestand aan het rapport toe te wijzen).

In Static modus geef je het bestand aan dat altijd moet worden toegevoegd. Vink Fuse aan als je het gegenereerde rapport en het gekoppelde document in één PDF wilt integreren (enkel indien het document in PDF-formaat is).

In Dynamic modus selecteert de taglijst de bestanden die minstens één van de opgegeven tags bevatten.

Voorbeeld :

Als er 3 tags zijn opgegeven in een configuratie, en een inter doctype bestand heeft één van die tags, zal het worden afgedrukt.

Voeg tags toe aan documenten die moeten worden gebruikt bij het genereren van het afdrukbestand.

Net als in Static modus, vink Merge with the main printed document (PDF Only) aan als je de output samen met het gekoppelde document in één PDF wilt bundelen (alleen als dat bestand een PDF is).

De optie Dynamic Language Tag laat toe om de taal niet rechtstreeks in de configuratie te definiëren.

Voorbeeld :

Koppel aan een verkoopjournaal de algemene voorwaarden in verschillende talen. Bij het afdrukken wordt enkel de PDF in de geselecteerde taal gebruikt.

→ In de module ioi File Management, voeg een configuratie toe voor het ioi Sales Journal doctype met een lijst van bruikbare tags.

Een Group name, bijvoorbeeld TYPE, om het soort document te specificeren (CGV voor algemene verkoopsvoorwaarden). Je kunt andere types toevoegen zoals bijlages, plannen, enz.

Multiselect is geactiveerd zodat meerdere types tegelijk kunnen worden gekozen voor een document.

Een Group name om de taal van het gekoppelde document aan te duiden.

→ Voeg PDF-documenten in verschillende talen toe aan het Log door de bijhorende tags toe te voegen.

Voorbeeld :

• Voeg een PDF-bestand met algemene voorwaarden in het Duits toe.

• PDF-bestanden met voorwaarden in vier talen zijn gekoppeld aan het Log-document.

• Configureer het offerrerapport om gekoppelde documenten met CGV tag te gebruiken.

• Test het afdrukken van offertes in verschillende talen.

→ Het weergegeven gekoppelde document is inderdaad de Franse versie.

Als een andere taal wordt gekozen bij het afdrukken van de offerte:

→ Dan wordt het gekoppelde document in het Duits correct weergegeven.