Beheer van fabrikantencatalogi

Inleiding #

silicon ioi laat je toe om lijsten met productreferenties te beheren — met beschrijvingen, kenmerken, aankoop- en verkoopprijzen — zonder ze in de stockbeheer te registreren. Deze referenties blijven beschikbaar voor aanmaak van stockitems, enkel indien nodig.

Strategisch voordeel #

Deze opzet beperkt het aanmaken van stockitems tot wat echt nodig is. Zo kun je honderdduizenden referenties aanbieden zonder de stockdatabase te belasten. Enkel de werkelijk gestockeerde producten worden gecodeerd als artikel; de rest blijft binnen het beheer van fabrikantencatalogi. Op middellange en lange termijn voorkom je zo vervuiling van de artikelmaster met nooit-verkochte of onnodige items.

Beheer van geïmporteerde fabrikantencatalogi #

Het systeem is ontworpen om de massale import van fabrikantreferenties te vereenvoudigen.

Beperkingen #

→ Het prijsbeleid is bewust vereenvoudigd, in de veronderstelling dat prijsdata automatisch worden geïmporteerd en verwerkt:

• Eén verkoopprijs per valuta en eenheid, met mogelijkheid tot kortingen, inclusief staffelkortingen. FTG-grids kunnen worden toegepast.
• Er kunnen geen klantspecifieke prijzen worden gedefinieerd.
• De aankoopprijs is gebaseerd op een korting op de verkoopprijs (vaak publiek prijs genoemd).

Fabrikantmodule #

In deze module definieer je zoveel fabrikanten als nodig, met hun referentie- en differentiatie-instellingen.

→ Te definiëren elementen:

• Een unieke identifier
• Een beschrijving
• Een leverancier (standaard: degene bij wie de referentie wordt aangekocht)

Automatische artikelcreatie #

Je moet ook een methode kiezen voor het aanmaken van een artikel wanneer stockbeheer nodig wordt. Het artikel kan dan automatisch worden gegenereerd tijdens verwerking. Er zijn meerdere regels beschikbaar:

• Verboden: er mag geen artikel worden aangemaakt vanuit deze referenties
• Gebruik de fabrikantreferentie als artikelreferentie

• Genereer een artikelreferentie met prefix + fabrikantreferentie

• Gebruik een vooraf ingestelde artikelreferentie uit de fabrikantencatalogus

→ Bijkomende criteria kunnen vereist zijn om artikelcreatie toe te staan:

• Itemfamilie moet gespecificeerd zijn (essentieel bij kortingsbeleid per familie – zie FTG-grid)
• Shopcategorie moet opgegeven worden (vereist voor publicatie)
• Meertalige beschrijvingen moeten beschikbaar zijn (1 tot 4 talen)
• Als prijzen in vreemde valuta zijn opgegeven, moet een conversie naar systeemvaluta worden toegepast

Afbeeldingen, thumbnails & datasheets #

Het is mogelijk om update-regels te definiëren voor deze elementen bij artikelcreatie.

Importinstellingen #

Importinstellingen worden per fabrikant gedefinieerd en laten import toe vanuit Excel- of CSV-bestanden.

Ze zorgen voor correcte formatting van essentiële catalogusvelden. Afhankelijk van de configuratie kan de import doorgaan ondanks fouten. Fouten kunnen later handmatig gecorrigeerd worden.

Voor afbeeldingen en datasheets is er een naamgevingsconventie: Fabrikantreferentie + Suffix.

→ De suffix bepaalt het documenttype:

• Thumbnail
• Afbeelding
• Datasheet

Field Mapping #

Deze stap definieert de overeenkomst tussen kolommen van het importbestand en de velden van de fabrikantencatalogus.

Fabrikantencatalogus #

Fabrikantencatalogi #

Deze sectie toont alle geïmporteerde fabrikantreferenties, bruikbaar in commerciële processen en publiceerbaar op de e-shop.

Catalogusarchitectuur #

De structuur is extreem eenvoudig gehouden om grootschalige import en databeheer te vergemakkelijken.

→ Elke lijn komt overeen met een unieke fabrikantreferentie, met:

• Productdefinitie
• Aankoop- en verkoopprijzen
• Classificatie en zoektags

Specifieke velden aanmaken: gebruik bij voorkeur tags #

**→ Aanbeveling: gebruik tags.**Tags laten toe om productspecifieke kenmerken toe te voegen zonder extra velden. Ze zijn volledig flexibel en kunnen verschillen per item.

Voorbeeld:

• Voor een elektrisch apparaat: power=2KW, voltage=220V
• Voor een hemd: kleur=blauw, maat=M

Dankzij dit systeem kunnen verschillende kenmerken naast elkaar bestaan zonder structurele rigiditeit en blijven ze makkelijk doorzoekbaar.

Strategische velden gekoppeld aan fabrikantreferenties #

• Item created from catalog: geeft aan dat er een stockitem werd aangemaakt op basis van deze referentie
• My reference: de artikelreferentie gegenereerd vanuit de catalogus
• Item ID Live Creation: bevat de te genereren artikelcode indien creatie toegestaan is
• To be deleted: markeert referenties voor verwijdering (via verwijdertool; zie procedure voor verwijderen fabrikantreferenties)

Beschikbaarheid bij leverancier #

→ Deze data kan omvatten:

• Beschikbare voorraadhoeveelheid
• Verwachte levertijd

Strategische e-shopparameters #

• Shop category: bepaalt de hoofdcategorie waaronder de referentie verschijnt
• Not available: artikel blijft zichtbaar maar kan niet in de winkelmand geplaatst worden
• Max Qty: maximale bestelhoeveelheid per klant

Gebruik van tags #

Tags beschrijven fabrikantreferenties nauwkeurig en helpen bij het zoeken. Ze bestaan uit twee delen gescheiden door een gelijkteken =:

• Onderwerp
• Waarde

Voorbeeld: kleur=rood, Maat=L, power=3KW

De modules Shop Tag Subject en Shop Tag Value beheren de beschikbare onderwerpen en waarden, met vertalingen. Tags kunnen ook gebruikt worden in geavanceerde zoekopdrachten in de backoffice (Advanced Search).

Gebruik in de e-shop #

Minimumvereisten voor weergave #

→ Om een fabrikantreferentie zichtbaar te maken in de e-shop, zijn volgende velden verplicht:

• Shopcategorie
• Eenheidsprijs
• Valuta
• Web published price aangevinkt

Aanbevelingen voor optimale presentatie #

→ Voor maximale impact op de productpagina wordt sterk aanbevolen om ook in te vullen:

• Tags voor zoekbaarheid
• Eén of meerdere afbeeldingen/thumbnails
• Beschrijvingen in ondersteunde talen
• Technische datasheets (indien relevant)
• Memo’s met productinformatie

Prijsbeleid #

→ Raadpleeg de specifieke documentatie over:

• Kortingsweergave
• Verkoopprijsberekening

Gebruik in aankoop-/verkoopflow #

Een product kan op elk moment opgezocht worden via fabrikantreferentie.

Toevoegen aan documenten #

In elk verkoop- of aankoopdocument kan je het veld Manufacturer Catalog gebruiken om een referentie te selecteren.

Eenmaal geselecteerd:

• De detailregel wordt automatisch ingevuld (referentie, beschrijving, prijs, korting)
• Indien gelinkt aan een artikel, wordt het veld item_id gevuld

Volledige workflow van een verkooptransactie met fabrikantreferenties #

Dit zijn de typische stappen van een verkooptransactie waarbij enkel fabrikantreferenties worden gebruikt, zonder stockitems aan te maken.

Voorconfiguratie van verkoopjournals #

Activeer in het betreffende verkoopjournal de reserveringsoptie in het gedeelte Deliveries.

Voorconfiguratie van aankoopjournals #

In het gedeelte Receipt, activeer de optie om leveringen te koppelen aan een reserveringsnota van de klantorder.

Klantofferte aanmaken #

Maak een offerte aan met fabrikantreferenties.

Offerte omzetten naar verkooporder #

Zet de offerte om in een verkooporder, of maak direct een order aan met fabrikantreferenties.

Rechtstreekse aankoop #

→ Vanuit:

• De klantorder
• Of de module Sales open orders

Voer een directe aankoop uit via Action > Direct Purchase.

Versturen van de leveranciersorder #

Stuur de aankooporder naar de leverancier.

Ontvangst van de bestelling #

→ Bij ontvangst:

• Het vakje “Create item” is niet aangevinkt
• Het systeem begrijpt dat er geen artikel moet worden aangemaakt omdat de referentie volledig is toegewezen aan een klantorder

Een gele melding bovenaan het document bevestigt dit gedrag.

Controle van de klantorder #

→ Ga terug naar de klantorder:

• Status wijzigt naar Reserved of Partially Reserved
• De kolommen Allocated Qty en Delivered Qty worden zichtbaar

Je ziet dat de hoeveelheden correct zijn toegekend aan fabrikantreferenties.

Toegang tot de reserveringsnota #

→ Om snel toegang te krijgen tot de gegenereerde reserveringsnota:

• Ga naar het tabblad Document Flow
• Schakel Down View in
• Selecteer de weergegeven reserveringsnota

Ook de kolom Allocated Qty is ingevuld.

Levering aan de klant #

• Wijzig de status van het document naar In Preparation
• Verander vervolgens naar Delivered

Overschakelen naar stockitemmodus #

Tijdens de ontvangst van goederen kan het systeem automatisch een fabrikantreferentie omzetten in een stockitem, op voorwaarde dat het vakje Create item is aangevinkt.

Geval waarbij “Create item” automatisch wordt aangevinkt #

• Overtollige hoeveelheid moet gestockeerd worden

  Als de ontvangen hoeveelheid groter is dan verwacht in de klantorder, gaat het systeem ervan uit dat het overschot gestockeerd moet worden. In dat geval wordt automatisch een artikel aangemaakt.

• Instellingen van het aankoopjournal

  Het vakje kan ook standaard aangevinkt zijn als dat zo geconfigureerd is in de journalparameters (Reception sectie).

Speciaal geval: Minimumhoeveelheden opgelegd door de leverancier #

Sommige leveranciers hanteren minimum- of veelvoudhoeveelheden per bestelling. Als de klantorder lager is dan deze drempel, kan het systeem toch een item aanmaken voor het overschot.

Verwijderen van fabrikantreferenties #

Het beheer van fabrikantreferenties in silicon ioi is ontworpen om grote volumes aan te kunnen, vaak via bulkimport.

Verwijderingsproces #

Filteren #

Gebruik zoekfilters om kandidaat-referenties voor verwijdering te identificeren.

Markeren #

Gebruik het menu Action om de geselecteerde referenties te markeren als “to be deleted”.

Automatische backendverwerking #

Een back-endproces verwerkt vervolgens de effectieve verwijdering. Dit verloopt in stappen:

1. Controle op gebruik in actieve documenten

   Als een referentie nog gebruikt wordt in actieve documenten (openstaande orders, reserveringen, enz.), wordt de verwijdering geannuleerd voor die referentie.

2. Archivering in inactieve documenten

   • Als de referentie enkel in inactieve documenten voorkomt, wordt ze verplaatst naar een archiefveld in de detailregel.
   • De link met de oorspronkelijke referentie wordt verbroken, maar een spoor blijft behouden.

1. Definitieve verwijdering
   • Zodra alle afhankelijkheden zijn opgelost, wordt de fabrikantreferentie definitief verwijderd uit de database.