Les journaux de ventes, ioi Ventes journal

Silicon ioi permet d’avoir plusieurs chaines de vente en parallèle et qui peuvent avoir des aiguillages de rassemblement de flux à une étape définie. Pour vendre, il vous faut minimum un journal de vente par site.

Ici sont définis toutes les caractéristiques de tous les documents de la chaine vente :

• Les offres,
• Les contrats de vente,
• Le plan directeur de consommation JIT (Master schedule),
• Les commandes (incluant les commandes prévisionnelles) avec le process de réservation dynamique,
• Les livraisons,
• Les réservations statiques,
• Le module point de vente (POS, point of sales),
• La facturation,
• Les notes de crédit (avoirs),

Pour changer de site, simplement cliquer sur le bouton site.

Paramétrage essentiel pour un journal #

Il sera impératif de le positionner dans la configuration :

• Définir la division,
• Définir le site de la division,
• Le magasin principal de ce site (magasin principal pour la vente),
• Le catalogue de vente par défaut,
• La condition de vente par défaut,
• Les décimales pour le prix unitaire pour l’arrondi.

Vous pouvez aussi définir la succession temporelle des catalogues de ventes.

Paramétrage des taux pour la TVA #

Divers #

Proposer vous un QRCode Sepa pour les paiements :

Les préfixes des documents #

Dans Silicon ioi, toutes les numérotations ont obligatoirement un préfixe unique, ce qui permet d’identifier facilement à quoi correspond un numéro. Il vous faudra donc être créatif et pragmatique pour la définition de ses préfixes à 3 ou 4 digits. En cas d’hésitation, utiliser les préfixes proposés.

Exemple:

Dans un cas mono-journal en vente. Préfixe d’inspiration anglaise ou Française :

• QTS, OFR. Les offres,
• SCON, CTR. Les contrats de vente,
• MSJ, PDC. Le plan directeur de consommation JIT (Master schedule JT),
• ORD, CMD. Les commandes (incluant les commandes prévisionnelles) avec le process de réservation dynamique,
• DEL, LIV. Les livraisons et les réservations statiques,
• POS, VNT Le module point de vente (POS, point of sales),
• INV, FAC. Pour les factures,
• CRN, NDC. Pour les notes de crédit (avoirs).

Exemple:

Dans un cas multi-journaux de vente. Préfixe d’inspiration anglaise ou française. A/B, comprendre A ou B selon le site/journal A ou B :

• QTSA/B, OFRA/B. Les offres,
• SCONA/B,  CTRA/B. Les contrats de vente,
• MSJA/B, PDCA/B. Le plan directeur de consommation JIT (Master schedule JT),
• ORDA/B, CMDA/B. Les commandes (incluant les commandes prévisionnelles) avec le process de réservation dynamique,
• DELA/B, LIVA/B. Les livraisons et les réservations statiques,
• POSA/B, VNTA/B. Le module point de vente (POS, point of sales),
• INVA/B, FACA/B. Pour les factures,
• CRNA/B, NDCA/B. Pour les notes de crédit (avoirs).

La numérotation des documents #

Les champs de la numérotation sont alphanumériques. C’est pourquoi il est demandé un nombre de digits afin de respecter l’ordre de tri numérique. Soyez réaliste sur le nombre de document à enregistrer par document et décider si l’année doit être définie en 4 digits au début (conseillé).

Exemple:

Numérotations structurées, avenant, compléments #

Le système permet grâce à cette numérotation alphanumérique de gérer des numéros structurés.

Exemples:

• QTSB202200007
• QTSB202200007.01
• QTSB202200007.02
• QTSB202200008

Pour cela définissez :

• Le caractère séparateur. Idéalement le point .,
• Le nombre de digits. Idéalement 2.

Requis comptable par type de document #

Dans la chaine vente, par document, vous allez pouvoir définir le minimum requis pour correspondre à la partie comptable. Plus vous vous approchez de la facture plus les éléments comptables seront obligatoires

Regroupement de certains documents par module de vente #

Pour la bonne logique de gestion des flux, certains documents sont regroupés au sein d’un même module.

• Module offre et contrat :

  • Les offres,
  • Les contrats de vente.

• Module livraison/réservation/point de vente :

  • Les livraisons,
  • Les réservations statiques,
  • Le module point de vente (POS, point of sales).

• Module facturation et note de crédit (avoirs) :

  • La facturation (et les notes de crédit).

Activation et nécessité de rôle pour un document #

• Vous savez activer par journal, si un document est possible,
• Vous savez limiter à un rôle bien défini l’accès pour un document à un rôle.

Routage dans la chaine vers un autre journal #

Vous savez router vers un autre journal la suite du chainage de vente.

Ceci à chaque étape :

Exemple:

1. Deux journaux pour les offres et les commandes pour deux services de vente distincts,
2. Puis routage d’un des deux journaux vers l’autre pour l’avoir qu’un seul journal pour les livraisons et les factures.

Type	Journal service A	Journal service B
Offre	OFR A	OFR B
Commande	CMD A	CMDB
		Routage vers A pour les livraisons, définition dans les commandes
Livraison	LIV	XXXX fermé / disabled
Facture / NDC	FAC/NDC	XXXX fermé  / disabled

Signature d’approbation par document #

Il est possible de demander un jeu de signature d’approbation par document.

Voir le module des schémas d’approbation pour la configuration.

Comportement avec les mémos et vignettes (thumbnails) des articles. #

Vous pouvez activer le fait de copier le mémo de l’article dans le document ainsi que sa petite image (vignette). Ceci dans un but de personnalisation.

Si aucune personnalisation n’est prévue, ne pas activer. Ceci vous économisera de l’espace disque et vous fera gagner du temps de réactivité des documents.

Automatisme de chainage #

Lors du passage d’un document à l’autre, il est possible de définir le comportement

Ceci permet de choisir ou pas les quantités, les lignes à proposer dans le document suivant.

Ce paramétrage existe pour les chainages suivants :

• Offre vers commande,
• Commande vers livraison,
• Livraison vers facture.

Particularité pour les offres #

Vous savez mettre en place des paramètres essentiels et nécessaires à la création d’une offre pour faire son suivi.

Il s’agit de paramètres d’initialisation ajustables dans le document :

• Duré maximum attendu pour répondre à une demande de prix,
• Durée de validité d’une offre par défaut exprimé en jours (délais) ou pour une date limite,
• Marge minimum autorisée.

Particularité pour les contrats #

Il s’agit de paramètres d’initialisation ajustables dans le document.

Particularité pour les commandes #

Il s’agit de paramètres d’initialisation ajustables dans le document.

“Min delivery days” : proposez de livrer une commande dans un délai minimum. Très important pour le vecteur temps.

Ce paramétrage est complétement expliqué dans le fonctionnement du vecteur temps.

Vous savez choisir quelle est la politique de livraison des produits.

La meilleure des méthodes est “Fill Limited to available”. Cette méthode permet de livrer sans cannibaliser des commandes qui ont été prévue d’être livrées avant dans le plan organisé et planifié.

Particularité pour les livraisons #

Les réservations physique / statique #

“Delivery réservation Allowed” : permet de pouvoir faire des réservations statiques/physiques pour un client. Avec une commande (ou non).

Le mode To prepare #

“Qty to prepare mode” :  permet d’avoir une procédure de contrôle des quantités mouvementées par les opérateurs à la livraison.

Fonctionnement : À la place de préremplir les quantités à livrer dans le champs prévus (DeliveredQty). Le système vient remplir une zone non accessible qui est le champs “QtyToPrepare”. Ceci en fonction de la politique de prélèvement prédéfinie.

L’opérateur doit remplir le champs “DeliveredQty”, soit manuellement ou idéalement via un scanner. Tant que les objectifs de quantités ligne par ligne ne sont pas correspondants, la livraison est impossible.

La gestion des retours #

Vous pouvez définir dans quel magasin les quantités négatives doivent rentrer.

Visibilité et Alerte prix inexistant #

• Vous savez définir qui à la possibilité de voir les prix,
• Vous savez bloquer une livraison s’il y a une quantité et pas de prix.

Particularité pour les factures #

ous pouvez demander au système qu’il vous présente une référence paiement :

• Selon le standard belge VCS : +++ /0000/000/0000 +++
• Selon le standard européen : RFXXXXXX

Voir aussi le paramétrage de QRcode SEPA dans la configuration générale du journal.

Autorisez de faire une facture en proposition.

Transfert des factures en comptabilité #

1. Choisissez le journal comptable de destination,
2. Choisissiez si la facture doit être validée (ou rester en brouillon).

Transfert des factures en comptabilité automatisé (Back process) #

1. Cochez si vous désirez l’automatisme.
2. Choisissez le nombre de jours où l’automatisme est en pause en début de période. Car le comptable désire clôturer la période précédente avant de s’occuper des factures de la période suivante.
3. Choisir le nombre de jours de décalage entre la date du document et le moment du transfert. Permet par exemple avec 1 jour d’avoir une sécurité de re-travail du document avant transfert. Et Bien entendu, n’envoyer les factures que lorsqu’elles sont transférées.