Goedkeuringsbeheer

Algemeen functioneren #

Wanneer het selectievakje Require approval is aangevinkt in het aankoopjournal, worden alle facturen automatisch ter goedkeuring verzonden.

→ Er zijn drie mogelijke scenario’s:

Geval 1: De factuur komt overeen met een leverancierscategorie #

• Als de factuur een leverancier betreft die behoort tot een categorie vermeld in de configuratietabel,
• Dan wordt het veld Payment approval spec. Role automatisch ingevuld met de bijbehorende goedkeuringsgroep.

Geval 2: Gemengde leverancier (geen categorie toegekend) #

• Als de leverancier tot geen enkele specifieke categorie behoort,
• Dan moet de gebruiker handmatig een goedkeuringsgroep selecteren in het veld Payment approval spec. Role.

Geval 3: De factuur vereist geen goedkeuring #

• Een standaard-goedkeurder is gedefinieerd in het journal voor facturen die geen goedkeuring vereisen.
• In dat geval blijven de goedkeuringsvelden leeg — dit is de verwachte werking.
• De standaard-goedkeurder zal deze facturen alsnog zien in zijn goedkeuringsmodule.

Configuratie van de goedkeuringsflow #

Stappen: #

• Maak een leveranciersfamilie aan in de juiste module.

• Wijs leveranciers toe aan deze familie via het leveranciersfiche.
• Maak een goedkeuringsrol aan die overeenkomt met deze leveranciersfamilie.

• Wijs deze rol toe aan de gebruikers die deel moeten uitmaken van de goedkeuringsgroep, door het juiste selectievakje aan te vinken in hun gebruikersprofiel.

Zodra deze stappen zijn uitgevoerd:

• Ga naar de configuratie van het aankoopjournal:
  • Voeg een nieuwe regel toe die de leveranciersfamilie (links) koppelt aan de goedkeuringsrol (rechts).
  • Klik op het potloodicoontje om het aantal vereiste goedkeurders voor deze groep in te voeren.