Introduction #
Vous avez besoin d’une photographie périodique de vos niveaux de stock, chaque semaine ou chaque mois, pour en suivre l’évolution. Site par site, entrepôt par entrepôt, article par article, lot par lot.
Ce module vous permet de réaliser facilement des captures d’état de stock périodiques, avec ou sans détails. Ces données peuvent ensuite servir à construire des analyses BI (graphiques, tableaux de bord, etc.). Les performances sont optimisées pour une utilisation directe.
Avertissement #
Ce processus est gourmand en espace disque. Il est recommandé de surveiller la consommation sur votre serveur hébergé.
Dans de nombreux cas, plusieurs bases de données sont hébergées (sociétés additionnelles, base de production, bac à sable, démo, etc.).
Astuce
-
L’espace disque peut être occupé par d’autres bases de données ou configurations.
-
Le système interrompt automatiquement la création d’une capture si l’espace disque est insuffisant (voir le seuil défini dans les paramètres généraux d’ioi).
-
Pensez à définir des adresses email d’alerte dans les paramètres généraux pour être informé de ces problèmes.
Planification (Scheduler) #
Planifiez vos captures de stock #
Définissez ici la périodicité de la capture ainsi que le moment d’exécution.
Deux cycles sont disponibles :
- Hebdomadaire
- Mensuel
Attention
En cas de collision entre les deux cycles, le processus de capture ne s’exécutera qu’une seule fois.
Pourquoi choisir un moment calme ? #
- Vos analyses seront faussées si des mouvements de stock sont réalisés pendant la capture.
- Ce processus est intensif en ressources CPU côté serveur.
- Ce processus est également intensif en écriture disque.
Cas particuliers #
Votre usine reste active la nuit ?\nDans ce cas, planifiez la capture tôt le matin, le lendemain de la fin du mois, et cochez l’option [x] Exécuter le lendemain.
Info
La date pivot enregistrée restera la fin du mois si la capture a lieu avant 5h00 du matin.
Astuce
Votre entreprise fonctionne sans interruption ? Utilisez plutôt le module Variation de stock sur période d’ioi.
Exécution immédiate #
Lancer manuellement la capture #
Vous pouvez lancer la capture immédiatement.
Attention
Veillez à choisir un moment calme pour garantir la pertinence de l’analyse.
Vous verrez ici si un processus est déjà en cours, ainsi que le dernier message d’exécution.
Vue détaillée et vue synthétique #
Dans l’onglet Résumé entrepôt, vous avez accès à une vue synthétique ou détaillée des captures :
Vue « Résumé entrepôt » #
- Seule la valorisation est affichée (pas les quantités).
- Axes disponibles :
- Date pivot
- Division
- Site
- Entrepôt
Vue « Détail article » #
- Informations disponibles : quantité totale et valorisation.
- Axes disponibles :
- Date pivot
- Division
- Site
- Entrepôt
- Emplacement
- Référence de l’article
- Lot ou numéro de série (si utilisés)
- Référence externe de lot ou de SN (si utilisés)
Analyse, BI et export de données #
Accédez à l’analyse, à la BI et aux options d’export via les deux modules suivants :
- ioi Warehouse Stock Stamp
- ioi Warehouse Summary Stamp
Nettoyage après capture #
Étant donné la grande consommation d’espace disque, il est fortement conseillé de supprimer les anciennes captures régulièrement.
Un processus de nettoyage peut être planifié périodiquement.
Info
Vous pouvez supprimer uniquement les captures détaillées (articles) et conserver les captures globales (entrepôts).
Astuce
- Un disque plein peut crasher votre serveur. Aucune opération ne sera plus possible. La base de données peut être altérée sans possibilité de restauration.
- C’est un incident critique à éviter absolument.
Prévenir un disque plein #
Dans les paramètres généraux d’ioi, définissez les alertes de notification.
Deux niveaux d’alerte :
- Alerte faible
- Alerte critique
Astuce
-
Un espace disque libre < 20% = alerte critique.
-
L’espace peut être consommé par d’autres bases ou configurations.
-
Définissez plusieurs emails de notification, afin d’inclure des responsables de secours.
Qualité des captures de stock #
Certaines mauvaises pratiques peuvent fausser vos analyses de stock. Une capture reflète une situation réelle. Des données propres et fiables sont essentielles.
Valorisation des articles #
Dès le départ, définissez le mode de valorisation :
- Dans les paramètres des articles ioi, choisissez le mode par défaut pour toute nouvelle création.
Bonnes pratiques à adopter #
- N’enregistrez jamais de commandes sans prix d’achat.
- Clôturez les ordres de fabrication avant de passer l’entrée en stock.
Éviter les documents antidatés ou postdatés #
Si les opérateurs saisissent des documents antidatés ou postdatés, la fiabilité de la capture sera compromise.
Astuce
Si votre activité nécessite des dates modifiées, utilisez le module Variation de stock sur période, qui demande des compétences comptables et des valeurs initiales propres.
Éviter les mouvements non valorisés #
Si les mouvements de stock ne sont pas valorisés, la valorisation de la capture sera invalide. Une seule ligne non valorisée peut détruire toute la cohérence.
Mouvements concernés :
- Réception d’achats (le coût provient de la commande)
- Livraison de ventes
- Sorties de stock
- Entrées de stock (coût calculé depuis la production)
- Qualification de stock (passage d’un état à un autre, ex. : de « mauvais » à « bon »)
Astuce
Les inventaires ne concernent que les quantités, pas la valorisation.