Aide · silicon ioi

Stock initial et variations de stock

Fiche

Introduction #

Silicon ioi permet d’avoir une vision précise des variations de stock. Ces informations peuvent être calculées quotidiennement, et les résultats sont enregistrés par période financière (mois). Cette architecture de stockage mensuelle facilite le suivi chronologique des variations. Les valeurs sont différenciées par site.

Calcul basé sur les documents #

Dans l’ERP Silicon ioi, tous les calculs de valorisation sont basés sur les documents. Les valeurs pivots sont extraites des documents eux-mêmes. Chaque document est rattaché à une période spécifiée, et non à sa date de création.\nLes documents au statut En préparation (0) ou Modèle (-3) sont systématiquement ignorés.

Sécurisation des périodes #

Afin d’assurer l’intégrité des valeurs calculées, Silicon ioi applique un contrôle de sécurité sur les périodes. Une fois une période clôturée, les documents affectant la valorisation du stock ne peuvent plus être modifiés. Il est recommandé d’utiliser les rôles pour restreindre l’accès aux actions d’ouverture et de fermeture des périodes.

Valorisation des quantités en stock : « Good » + « To check » #

Les quantités peuvent être stockées selon trois modes : Bon état (Good), À vérifier (To check), et Non conforme (Bad).

Attention

Seules les quantités en Good et To check sont prises en compte dans la valorisation. Les quantités Bad ne sont jamais valorisées.

Astuce

Le mode de stockage peut être spécifié au niveau du détail du document, si la configuration le permet.

Prérequis #

Vérification des devises #

Dans le module ioi Devise, assurez-vous d’avoir correctement initialisé les devises.\n→ Supprimez les devises inutilisées. Activez la mise à jour automatique des taux de change, et vérifiez chaque mois que les taux sont bien mis à jour.

Vérification et sécurisation de la gestion des unités #

Dans le module ioi Article unité, limitez l’accès à ce module via les rôles. Supprimez les unités non utilisées.

Vérifiez également les paramètres, en particulier les formules de calcul. En cas de doute, contactez un expert ioi.

Attention

En environnement de production, ne jamais modifier les paramètres d’une unité déjà utilisée. Toute erreur ou modification peut entraîner des incohérences majeures dans la gestion des stocks et des valeurs.

Définir la méthode de valorisation des nouveaux articles #

→ Voir le module ioi Articles Paramètres

Choisissez votre méthode : #

  • Inactif : la valorisation est désactivée ou non applicable.
  • Moyenne : méthode classique de moyenne pondérée. Pour plus de précision, ioi commencera par valoriser toutes les entrées (réceptions) avant de valoriser les sorties (livraisons).
  • FIFO (First In, First Out) : pour chaque entrée, le système enregistre les quantités et valeurs dans une file. Lors des sorties, il utilise les valeurs les plus anciennes encore disponibles.

Info

Deux autres méthodes sont disponibles uniquement pour les articles gérés par lot ou numéro de série :

  • Par lot : méthode unique pour les articles en lot. Les valeurs sont enregistrées par lot. Très précise.
  • Par numéro de série : méthode unique pour les articles à numéro de série. Les valeurs sont enregistrées par numéro. Très précise.

Astuce

  • Les articles virtuels n’ont ni quantités, ni valeurs.
  • Les articles en lot (Batch) et à numéro de série (SN) ont une valeur attachée individuellement à chaque lot ou numéro de série. Cette valorisation est obligatoire.
  • La valeur du dernier coût d’acquisition est disponible à tout moment pour les articles réguliers. Ce n’est pas une option, mais une donnée consultable.

Attention

Ne changez pas la méthode de valorisation en cours d’utilisation. Toute modification doit être validée par un expert.

Définir la méthode de valorisation des articles importés #

→ Vérifiez et paramétrez la méthode de valorisation directement dans les fiches articles.

Initialisation des stocks et des valeurs #

L’initialisation des stocks doit être effectuée uniquement via des documents de réception d’achats (ioi Purchases Receipt).

Attention

N’utilisez jamais :

  • les outils d’import pour insérer directement des quantités ou des valeurs de stock ;
  • des modifications directes sur les tables via SQL.

Les outils d’import sont réservés à l’initialisation des articles, de leurs paramètres et de leurs emplacements logistiques.

Étapes à suivre #

1. Préparer l’environnement #

  • Créez tous les entrepôts et emplacements souhaités pour chaque site.
  • Créez une période comptable juste avant la mise en production (Go Live), puis ouvrez-la.
  • Dans le journal d’achats de chaque site concerné, créez un journal d’import, par exemple XIMPORT.
  • Créez un fournisseur interne avec la devise système, exemple :
    • Nom : MY COMPANY
    • Devise : EUR

2. Créer les documents de réception d’achats #

Utilisez les outils d’import pour générer les documents.

📌 Conservez les fichiers sources (ex. : fichiers XLS) en cas de détection d’erreurs ultérieures.

Informations à renseigner — En-tête : #

  • Fournisseur : MY COMPANY
  • Date du document : veille du Go Live
  • Période : période précédente au Go Live
  • Aucune remise ou escompte
  • Ne pas renseigner de dossier

Informations à renseigner — Détail (max. 1 000 lignes par document) : #

  • Warehouse
  • Emplacement (si requis)
  • Article
  • Quantité
  • Prix unitaire
  • Unité de gestion
  • Valeur unitaire (valeur d’un article dans l’unité choisie)
  • Référence externe (codeRef) pour les SN ou lots (si nécessaire)
  • Origine (souvent identique à codeRef)
  • Pas de remise ni d’escompte
  • Mode de stockage : toujours 0 (quantité “bonne”)
  • Ne pas renseigner de dossier

3. Vérification des articles #

Avant validation des documents :

  • Assurez-vous que chaque article est actif
  • Que la méthode de valorisation souhaitée est bien définie
  • Que le mode de gestion du stock est correct (Régulier / Virtuel / par Lot / par SN)

Attention

Ces paramètres ne peuvent plus être modifiés après coup.

4. Finaliser l’import #

  • Changez le statut du document en Reçu.

Info

Cette opération peut être longue pour des documents volumineux — exécutez-la pendant une période creuse.

Résultats :

  • Les stocks sont correctement initialisés en quantités et en valeurs, par site, entrepôt et emplacement.
  • Les lots et numéros de série sont générés automatiquement.
  • Les piles FIFO sont initialisées de façon cohérente.

5. Sécuriser la période #

  • Clôturez la période d’import.
  • Restreignez l’accès aux documents de réception via la gestion des rôles sur le journal utilisé (XIMPORT).

Attention

  • Si un article n’a pas de stock, il est inutile de l’inclure dans un document de réception.
  • Même principe pour un article sans valeur.

Procédure en cas de non-respect des prérequis #

Si les prérequis n’ont pas été respectés, et seulement si :

  • les quantités et les valeurs ont été correctement intégrées dans les tables de stock ;
  • les données initiales (valeurs et quantités) sont toujours disponibles dans les fichiers d’import (XLS) ;

il est alors possible d’initier une valorisation de stock manuellement, avec l’aide des experts ioi.

Attention

Cette procédure n’est pas valable si vous souhaitez utiliser la méthode de valorisation FIFO. Dans ce cas, contactez impérativement un expert ioi.

Exemple #

→ Articles importés sans stock ni valeur :

→ Juste avant la période de mise en production (Go Live) :

  • La mise en production est prévue pour le 19 février 2024 (Période 2024/02)
  • Nous utilisons la période 2024/01 pour initialiser les stocks et les valeurs
  • Cette période doit être ouverte pour tous les statuts principaux

→ Journal d’achats dédié à l’import :

→ Documents de réception (éléments essentiels) :

Voir les conditions manuelles, car les valeurs ne correspondent pas aux prix d’achat. Les valeurs sont définies dans le document (écrasement des prix d’achat).

Astuce

Si vous souhaitez utiliser les prix d’achat :

  • importez les articles et les quantités avec le fournisseur réel requis, et non le fournisseur interne (MY COMPANY);
  • vérifiez que les prix d’achat sont bien renseignés.

→ Exécution de toutes les réceptions :

→ Clôture de la période juste avant le Go Live :

Initialisation de la variation de stock #

Sécurité #

→ La période précédente doit être clôturée :

  1. Depuis le doctype ioi Période
  2. Créez une période juste avant la période d’initialisation
  3. Clôturez cette période

Info

Le système ne calculera jamais une valorisation de période si la période précédente est encore ouverte.

Calculer et valider la valorisation de stock #

  1. Rendez-vous dans la période juste avant le Go Live
  2. Actions → Calculer la variation de stock

Vous verrez alors les résultats détaillés dans la section Variation de stock.

Exemple :

→ Sélectionnez et exportez les données nécessaires.

Info

  • Les quantités sont toujours exprimées dans l’unité de gestion de stock.

  • Les valeurs sont des valeurs totales : valeur unitaire × quantité.

  • Seules les lignes avec les statuts Bon ou À contrôler sont prises en compte.

Info

  • End Qty to report : quantité qui sera utilisée en début de période suivante\n(Différente de End Qty, qui est la quantité finale réelle après calcul de la période).

  • End Value to report : valeur qui sera utilisée en début de période suivante\n(Différente de End Value, qui est la valeur finale réelle après calcul).

  • La valorisation est effectuée par site : Une seule valorisation par article et par site.

→ Toutes les informations additionnelles sont disponibles dans la grille de résultats.

Pour chaque article, si aucune transaction n’a été détectée avant cette période, alors la période est automatiquement marquée comme période initiale (Initial Period).

Les colonnes suivantes peuvent être affichées pour affiner vos analyses :

  • Famille
  • Type
  • Groupe
  • Sous-groupe
  • Classification

Calcul de la variation de stock pour chaque période #

Pour chaque nouvelle période, il est nécessaire de recalculer la variation de stock.

Étapes #

  • Clôturez la période précédente
  • Passez à la période suivante
  • Lancez le même calcul sur cette nouvelle période

Processus automatisé #

Pour automatiser cette opération, utilisez le module ioi Division, qui permet d’enchaîner automatiquement les valorisations de stock sur plusieurs périodes.