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Self-Billing UBL - Guide de référence

Fiche

Cette fonctionnalité introduit la prise en charge native du flux Self-Billing (auto-facturation) dans silicon ioi, en complément du flux d’achat standard déjà existant.

Qu’est-ce que le Self-Billing ? #

Le Self-Billing (ou auto-facturation) est un mécanisme par lequel c’est l’acheteur qui émet la facture au nom et pour le compte du vendeur, et non l’inverse. Le fournisseur reçoit ainsi une facture déjà établie, qu’il n’a pas à créer lui-même.

Dans le cadre de silicon ioi, un document UBL reçu peut désormais être de type Self-Billing. Dans ce cas :

  • Le document est traité comme un document de vente (et non d’achat).
  • Le tiers identifié dans le document est un client (et non un fournisseur).
  • La facture créée en ERP sera une facture de vente (ioi Sales Invoice).

Fonctionnement général #

Le flux complet Self-Billing s’intègre dans la même chaîne que le flux achat standard :

Réseau PEPPOL / Import manuel
        ↓
ioi Doc Gateway Inbox
        ↓
ioi E-Doc Entry Channel  (détection automatique du type UBL)
        ↓
  [SELF_BILLING:*]          [BILLING:* ou OCR]
        ↓                         ↓
  Canal de vente           Canal d'achat
  (default_channel_sal)    (default_channel_pur)
        ↓                         ↓
ioi Sales Invoice         ioi Purchases Invoice
ou ioi Sale Entry         ou ioi Purchase Entry

La détection du type est automatique lors du décodage du fichier XML : si le type UBL commence par SELF_BILLING:, le document est routé vers le canal de vente ; dans tous les autres cas, il est routé vers le canal d’achat.

Types UBL supportés #

La colonne UBL Type de la vue liste affiche le type de chaque document avec un code couleur distinct :

Valeur interne Libellé affiché Couleur
SELF_BILLING:INVOICE Self-Billing: Invoice Violet clair
SELF_BILLING:CREDITNOTE Self-Billing: Credit Note Violet
BILLING:INVOICE Billing: Invoice Bleu clair
BILLING:CREDITNOTE Billing: Credit Note Bleu
(vide) OCR Vert

Configuration ioi Doc Scanner Settings #

Le module ioi Doc Scanner Settings dispose maintenant de deux champs de canal par défaut :

Champ Description Valeur par défaut
Default channel (Purchases) Canal utilisé pour les documents d’achat ioi Purchases Invoice
Default channel (Sales) Canal utilisé pour les documents Self-Billing ioi Sales Invoice

Canaux disponibles pour le canal de vente #

Option affichée Valeur interne Description
ioi Sales: Invoice ioi Sales Invoice Crée une facture de vente complète dans le module ERP
ioi Accounting: Sale ioi Sale Entry Crée directement une écriture comptable de vente

Info

Le canal de vente n’est disponible que pour les documents UBL de type Self-Billing. Les autres types de documents (Billing, OCR) utilisent toujours le canal d’achat.

Module ioi E-Doc Entry Channel #

Améliorations de la vue liste #

Boutons de sélection du canal #

Deux boutons dropdown sont désormais présents en haut de la liste :

  • Bouton Achat : sélectionne le canal utilisé lors de l’import pour les documents d’achat (Billing, OCR).
  • Bouton Vente : sélectionne le canal utilisé lors de l’import pour les documents Self-Billing. Ce bouton est situé à côté du bouton Achat.

Le canal sélectionné en liste remplace le canal par défaut configuré dans ioi Doc Scanner Settings pour la session en cours.

Colonne Party Name #

La colonne Party Name affiche le tiers associé au document avec un fond coloré selon le type :

  • Fond rouge → Fournisseur (document d’achat)
  • Fond vert → Client (document Self-Billing)

Filtres disponibles #

Trois filtres rapides sont disponibles au-dessus de la liste :

Filtre Options
Document status Tous / En attente / Décodé / Vérifié / …
UBL Type Tous / Self-Billing: Invoice / Self-Billing: Credit Note / Billing: Invoice / Billing: Credit Note
Channel Type Tous / Purchases / Sales

Le filtre Channel Type permet d’afficher uniquement les documents d’achat, uniquement les documents de vente (Self-Billing), ou tous les documents.

Vue document #

Bandeau de canal (onglet Général) #

Le canal actif est affiché en permanence dans un bandeau bleu dans le premier onglet du document. Cela évite à l’utilisateur de devoir revenir sur cet onglet pour connaître le canal sélectionné. Le champ canal reste modifiable à tout moment (sauf si le document est au statut Traité).

Zone Tiers : mode Self-Billing #

En mode Self-Billing, la zone Fournisseur est remplacée par la zone Client :

  • Le client est automatiquement identifié depuis le numéro de TVA encodé dans le fichier UBL (champ AccountingCustomerParty > LegalEntity > CompanyID).
  • Si aucun client correspondant n’est trouvé en base, un bouton Créer le client permet de créer la fiche client directement depuis les informations disponibles dans l’UBL (nom, TVA, adresse…).

La liste déroulante du champ Client est filtrée pour n’afficher que les clients autorisés pour les écritures de vente (ioi_customer_get_allowed_for_sale_entry).

Options de canal dans le document #

En fonction du type UBL :

  • Document Self-Billing → seuls les canaux de vente sont proposés dans le champ Canal (ioi Sales Invoice, ioi Sale Entry).
  • Autre document → seuls les canaux d’achat sont proposés (ioi Purchases Invoice, ioi Purchase Entry/2, canaux internes…).

Onglet Accounting : Sale Entry Lines #

Pour les documents Self-Billing, un onglet Accounting affiche la table Sale Entry Lines, pré-remplie automatiquement avec les lignes comptables de vente extraites de l’UBL. Les colonnes analytiques sont visibles mais peuvent rester vides si aucune configuration analytique n’est définie.

Création de la facture de vente #

Depuis un document Self-Billing #

Lorsque le document est au statut Vérifié (CK), le bouton de création de la facture devient actif. Selon le canal sélectionné :

Option A ioi Sales Invoice (ERP) #

  • Une facture de vente complète est créée dans le module ioi Sales Invoice.
  • Le client, la devise, la période, les montants (HT, TVA, TTC), les références (commande, livraison, contrat…) et les lignes de détail sont repris automatiquement.
  • Si le montant total est négatif, une note de crédit est créée à la place d’une facture.

Option B ioi Sale Entry (Comptabilité) #

  • Une écriture comptable de vente est créée directement.
  • Prête à être validée sans passer par le module ERP Ventes.

Le champ edi_imported #

Quelle que soit l’option choisie, la facture ou l’écriture créée a le champ edi_imported positionné à 1. Ce champ produit les effets suivants :

Comportement bloqué Comportement autorisé
Génération d’un nouveau fichier UBL PEPPOL Transfert vers la comptabilité
Envoi via le réseau PEPPOL (Doc Gateway Outbox) Consultation et modification manuelle

Info

Ce mécanisme garantit que la facture de vente reçue par Self-Billing ne sera jamais renvoyée via PEPPOL (ce qui provoquerait une double facturation), tout en autorisant son traitement comptable normal.

Exemple

Le fichier UBL original reçu est conservé et attaché à la facture créée.

Flux technique ioi Doc Gateway Inbox #

Lors de la réception automatique d’un document via le réseau PEPPOL, le module ioi Doc Gateway Inbox :

  1. Lit le default_channel_pur et le default_channel_sal depuis ioi Doc Scanner Settings.
  2. Importe le document dans ioi E-Doc Entry Channel.
  3. Décode le fichier XML et détecte le type UBL.
  4. Si le type est SELF_BILLING:* → assigne channel_sal au document.
  5. Sinon → assigne channel_pur au document.

Statuts des documents #

Les documents Self-Billing passent par les mêmes statuts que les documents d’achat :

Statut Code Description Action requise
En attente WT Document reçu, décodage en cours ou à faire Attendre / vérifier
Décodé DE Données extraites, client à valider Compléter si besoin
Vérifié CK Données validées, prêt à créer Créer la facture
Traité PR Facture de vente créée avec succès Aucune
Erreur ER Problème lors du traitement Consulter le détail
À gérer HA Nécessite une intervention manuelle Action manuelle

Info

Pour un document Self-Billing, la vérification (CK) requiert qu’un client valide soit présent sur le document (et non un fournisseur).

Traitement en masse #

Le traitement en masse fonctionne de la même façon que pour les achats :

  1. Sélectionnez plusieurs documents au statut Vérifié (CK).
  2. Dans le menu Actions, cliquez sur Process checked documents.
  3. Le système crée automatiquement toutes les factures (achats et/ou ventes) selon le canal de chaque document.

Bonnes pratiques #

Préparation #

  • Base clients à jour : Avant de recevoir des documents Self-Billing, assurez-vous que vos clients sont créés avec leur numéro de TVA correct. La détection automatique repose sur ce numéro.
  • Configurer le canal de vente par défaut : Dans ioi Doc Scanner Settings, définissez le canal de vente adapté à votre workflow (ioi Sales Invoice recommandé pour un suivi ERP complet).

Traitement #

  • Vérifier le client détecté : Même si la détection est automatique, contrôlez que le bon client est sélectionné avant de valider.
  • Ne renvoyez pas via PEPPOL : La facture créée porte edi_imported = 1, ce qui bloque l’envoi PEPPOL automatiquement. Ne tentez pas de contourner ce mécanisme.
  • Filtre Channel Type : Utilisez le filtre Sales dans la vue liste pour traiter séparément vos documents Self-Billing des factures d’achat classiques.