Manuel PEPPOL

Manuel PEPPOL #

Introduction à PEPPOL #

Qu’est-ce que PEPPOL ? #

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau international standardisé pour l’échange électronique de documents commerciaux, notamment les factures. Il permet aux entreprises et aux administrations publiques d’envoyer et de recevoir des factures électroniques de manière sécurisée et standardisée.

Avantages de PEPPOL #

• Standardisation : Format unique reconnu internationalement (UBL PEPPOL BIS 3.0)
• Sécurité : Transmission cryptée et sécurisée des documents
• Automatisation : Réduction des erreurs et du traitement manuel
• Conformité : Respect des obligations légales en matière de facturation électronique
• Traçabilité : Suivi complet de l’envoi et de la réception des factures

Fonctionnement général dans ioi #

Le système ioi implémente PEPPOL via plusieurs modules interconnectés :

• Pour l’envoi : ioi Sales Invoice → ioi Doc Gateway Outbox → Réseau PEPPOL
• Pour la réception : Réseau PEPPOL → ioi Doc Gateway Inbox → ioi E-doc Entry Channel (ou anciennement ioi Doc Scanner)

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Envoi des factures PEPPOL (Ventes) #

Configuration initiale - ioi Company #

La configuration de votre entreprise est la première étape essentielle pour pouvoir émettre des factures PEPPOL.

Étapes de configuration :

1. Accédez au module ioi Company
   • Assurez-vous de configurer l’entreprise principale (marquée comme is_main)

3.

Gestion de la publication des comptes bancaires dans l’UBL

Un nouveau champ Unpublish in UBL invoice (ne pas publier dans les factures UBL) est disponible sur chaque compte bancaire dans ioi Company.

Fonctionnement :

• Par défaut : Tous les comptes bancaires sont publiés dans le fichier UBL

• Option Unpublish : Cochez cette case pour exclure un compte bancaire spécifique de la génération UBL

  Cas d’usage :

• Comptes bancaires internes ne devant pas être communiqués aux clients

• Comptes en cours de fermeture

• Comptes dédiés à des usages spécifiques (salaire, etc.)

4. Encodez les identifiants PEPPOL

Les identifiants PEPPOL les plus courants sont :

• 0208 : Numéro de TVA belge (format : 0208:BE0123456789)
• 9925 : Numéro d’entreprise belge (format : 9925:0123.456.789)

Ressources : Liste complète des schémas d’identification

5. Activation de l’envoi

• Pour le flux de vente uniquement, il n’est pas nécessaire d’activer la réception PEPPOL à ce stade

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Configuration du journal de vente - ioi Sales Journal #

Le journal de vente doit être configuré pour générer et envoyer automatiquement les factures PEPPOL.

Configuration dans l’onglet Facture : #

1. Accédez au bloc E-invoicing

2. Activez les options suivantes :

   • ☑ Enable UBL PEPPOL BIS 3 : Active la génération du format PEPPOL
   • ☑ Send to Gateway Outbox : Active l’envoi automatique vers la passerelle PEPPOL

3. Configurez le délai de livraison

   • Encodez un délai souhaité (maximum 24 heures recommandé)
   • Ce délai détermine quand la facture sera envoyée après sa mise en attente

4. Définissez la politique de pièces jointes PDF (OPTIONNEL)

Vous avez le choix entre :

• Obligatoire : Le PDF doit être généré et sera systématiquement attaché au XML PEPPOL
• Optionnel : Le PDF sera attaché s’il existe, sinon la facture sera envoyée uniquement en XML

Avantages de ne pas envoyer le PDF :

• Processus entièrement automatisé
• Taille des fichiers réduite
• Traitement plus rapide
• Le destinataire peut générer son propre PDF à partir du XML

Cas d’usage pour envoyer le PDF :

• Votre client le demande explicitement
• Vous avez une mise en page personnalisée importante
• Facilite la lecture pour les clients non habitués au XML

Configuration dans l’onglet **Note de crédit** : #

Répétez les mêmes paramètres que pour les factures si vous souhaitez également envoyer les notes de crédit via PEPPOL.

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Configuration client - ioi Customer #

Chaque client destinataire doit être configuré avec son identifiant PEPPOL.

Étapes de configuration :

1. Activation PEPPOL pour le client

   • Cochez la case d’activation PEPPOL dans la fiche client → Dropdown
   • Encodez l’identifiant PEPPOL du client (généralement son numéro de TVA)
     • Mise à jour automatique
       • Le système effectue une mise à jour automatique chaque nuit
       • L’identifiant PEPPOL est vérifié et complété automatiquement sur base du numéro de TVA
     • Soit via les boutons manuel

2. Vérification de l’enregistrement PEPPOL du client

   Vous pouvez vérifier si votre client est enregistré sur le réseau PEPPOL via :

   • Interface simplifiée : https://directory.peppol.eu/public
   • Interface technique : https://peppol.helger.com/public/menuitem-tools-participant

3. (Optionnel) Configuration d’un identifiant PEPPOL alternatif : Cas GLN 🆕 (Onglet **Peppol**)

   Dans la plupart des cas, l’identifiant PEPPOL d’un client correspond à son numéro de TVA (scheme 9925 ou 0208). Cependant, certains clients, en particulier les institutions comme les hôpitaux ou les grandes administrations utilisent un GLN (Global Location Number) pour router les factures vers un département spécifique.

   Cas simple : GLN unique

   Si le client possède un GLN fixe, encodez-le directement dans la fiche client comme n’importe quel autre identifiant PEPPOL :

   • Scheme ID : 0088 (standard GS1 pour GLN)
   • Valeur : le GLN du client (ex: 1234567890123)

   Cas complexe : plusieurs destinataires selon un critère de la facture

   Il arrive qu’un même client de facturation doive recevoir ses factures sur des points d’entrée PEPPOL différents selon le contexte (ex: selon le client de livraison, le département, la division…). Dans ce cas, utilisez le système de Channel Rules.

   Fonctionnement des Channel Rules :

   Dans l’onglet Peppol de la fiche client, une table “Channel rules” permet de définir des règles conditionnelles :

Colonne	Description
Enabled	Active ou désactive la règle
Sales Invoice Field	Champ de la facture à évaluer (ex: delivery_customer_id)
Sales Invoice Value	Valeur attendue dans ce champ (ex: ID d’un client de livraison spécifique)
Peppol Scheme ID	Scheme à utiliser si la règle correspond (ex: 0088)
Peppol Scheme Value	Valeur GLN ou autre identifiant à utiliser

Logique d’évaluation :

• Les règles sont évaluées dans l’ordre
• À la première règle qui correspond, le système utilise le Scheme ID et la valeur définis → les règles suivantes ne sont pas évaluées
• Si aucune règle ne correspond, le système utilise l’identifiant PEPPOL standard de la fiche client

4. (Optionnel) Configuration du compte bancaire préféré (Onglet **Bank & Accounting**)

Une nouvelle fonctionnalité permet de définir quel compte bancaire de votre entreprise doit apparaître dans les factures PEPPOL envoyées à ce client.

Fonctionnement :

• Une grille Preferred Company bank account est disponible dans l’onglet Bank & Accounting
• Alimentation automatique : Cette grille est automatiquement remplie lors de chaque enregistrement/modification de la fiche client
• Elle contient une ligne par entreprise (ioi Company) configurée dans votre système multi-entreprises
• Pour chaque entreprise, vous pouvez sélectionner :
  • All published accounts (option par défaut) : Tous les comptes bancaires non marqués comme unpublished seront inclus dans l’UBL
  • Un compte bancaire spécifique : Seul ce compte apparaîtra dans les factures UBL pour ce client

Options disponibles dans la liste déroulante :

• All published accounts (comportement par défaut)
• Liste de tous les comptes bancaires de l’entreprise concernée (IBAN + libellé)

Cas d’usage :

• Client avec accord de paiement sur un compte spécifique
• Séparation des flux de paiement par type de client
• Comptes dédiés à certains marchés ou divisions

Sécurité et contrôles automatiques :

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Émission d’une facture PEPPOL - ioi Sales Invoice #

Une fois la configuration effectuée, l’émission de factures PEPPOL est automatisée.

Processus d’émission :

1. Créez votre facture normalement

   • Remplissez tous les champs comme pour une facture classique
   • Assurez-vous que le client est configuré pour PEPPOL

2. Sélection du compte bancaire (Onglet **More**)

   Un nouveau champ Company bank account permet de modifier ponctuellement le compte bancaire qui apparaîtra dans l’UBL pour cette facture spécifique.

   Fonctionnement :

   • Lors de la création de la facture : Le champ est vide par défaut
   • Lors du changement de client : Les préférences définies dans la fiche client sont automatiquement relues et appliquées (mécanisme before_save)
   • La valeur du client écrase automatiquement la valeur précédente lors d’un changement de client
   • Vous pouvez modifier manuellement cette valeur si nécessaire pour cette facture uniquement
   • Les options sont les mêmes que dans la fiche client, mais basées sur la division (company_id) de la facture :
     • All published accounts (par défaut)
     • Liste de tous les comptes bancaires de l’entreprise concernée (IBAN)

   Cas d’usage :

   • Facture exceptionnelle devant être payée sur un compte spécifique
   • Changement temporaire de modalité de paiement
   • Facturation de services spéciaux avec compte dédié

Impact dans le fichier UBL généré :

• Si All published accounts : Génération d’un bloc <cac:PaymentMeans> par compte bancaire non unpublished
• Si compte spécifique : Génération d’un seul bloc <cac:PaymentMeans> avec le compte sélectionné

3. Gestion des pièces jointes

Nouvelle fonctionnalité de filtrage des pièces jointes UBL

Par défaut, le système inclut tous les fichiers attachés à la facture dans le fichier XML PEPPOL. Cela peut entraîner des fichiers XML extrêmement volumineux, ralentir le traitement et parfois dépasser les limites de taille.

Solution : Système d’exclusion manuelle des pièces jointes

Un système de gestion permet désormais d’exclure sélectivement certains fichiers de la génération UBL, sans modifier le comportement standard.

Comment l’utiliser :

a. Accès à l’outil de filtrage :

• Dans la barre latérale de la facture (section Pièces jointes)
• Cliquez sur le lien (X In UBL) qui affiche :
  • Le nombre de fichiers qui seront inclus dans l’UBL
  • La taille totale des fichiers qui seront inclus (au survol)

b. Interface de gestion :

• Une fenêtre s’ouvre listant tous les fichiers attachés
• Chaque fichier est affiché avec :
  • Son nom (tronqué si trop long, nom complet au survol)
  • Sa taille
  • Son statut : ✓ Included in UBL (inclus) ou ⊗ Excluded from UBL (exclu)
  • Le code couleur facilite la lecture :
    • Fichiers inclus : fond bleu (couleur primaire), texte blanc
    • Fichiers exclus : fond blanc, texte normal, bordure grise

c. Exclusion/Inclusion d’un fichier

• Cliquez simplement sur un fichier pour basculer son statut
• L’exclusion se fait en ajoutant le tag UBL-SKIP-ATTACHMENT au document File
• Les fichiers avec ce tag sont ignorés lors de la génération du fichier UBL
• Le compteur (X In UBL) est mis à jour automatiquement

d. Restrictions

• Cette fonctionnalité n’est disponible que lorsque la facture est au statut Draft (brouillon)
• Une fois la facture en attente ou envoyée, les filtres ne peuvent plus être modifiés
• Les fichiers UBL générés (tagués UBL PEPPOL BIS 3.0) ne sont jamais listés dans l’interface de filtrage

Cas d’usage :

• Factures avec de nombreuses pièces jointes volumineuses (photos, plans, etc.)
• Documents internes ne devant pas être transmis au client
• Fichiers annexes non essentiels à la transaction
• Optimisation de la taille des fichiers XML pour un envoi plus rapide

4. Génération du PDF (OPTIONNEL)

• Si votre configuration n’exige pas de PDF : Passez directement à l’étape suivante
• Si votre configuration exige un PDF obligatoire : Imprimez la facture avant de la mettre en attente
• Si PDF optionnel : Le système enverra le PDF uniquement s’il a été généré

1. Mise en attente de la facture

   • Passez la facture au statut En attente
   • Le système génère automatiquement le fichier XML PEPPOL (délai : quelques minutes)
   • Le PDF est attaché uniquement si configuré et disponible
   • Seuls les fichiers non tagués UBL-SKIP-ATTACHMENT sont inclus dans l’UBL

2. Envoi automatique

   • Après le délai configuré dans le journal, la facture est automatiquement envoyée via PEPPOL
   • L’état de l’envoi est affiché directement sur la facture

États possibles : #

• En préparation : Facture en cours de création
• En attente : XML généré, en attente d’envoi

États de l’envoi : #

• Envoyé : Facture transmise avec succès via PEPPOL
• Erreur : Problème lors de la génération ou de l’envoi

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Module technique - ioi Doc Gateway Outbox #

Ce module est principalement destiné aux administrateurs et développeurs, mais peut être consulté pour un suivi détaillé.

Fonctionnalités :

• Visualisation des envois
  • Liste de toutes les factures envoyées via PEPPOL
  • Statut détaillé de chaque envoi
• Consultation des logs
  • Accédez au menu Actions
  • Consultez les logs détaillés pour le dépannage
• Pas nécessaire pour l’utilisation quotidienne
  • Les utilisateurs finaux n’ont généralement pas besoin d’accéder à ce module
  • Toutes les informations essentielles sont disponibles sur la facture elle-même

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Réception des factures PEPPOL (Achats) #

Configuration initiale - ioi Company #

Pour recevoir des factures PEPPOL, une configuration supplémentaire de votre entreprise est nécessaire.

Étapes de configuration :

1. Activation de la réception PEPPOL

   • Accédez au module ioi Company
   • Activez l’option de réception des factures (BBW PROD)

2. Vérification des identifiants PEPPOL

   • Assurez-vous que les identifiants PEPPOL sont correctement renseignés
   • Les schémas courants : 9925 (TVA belge) et 0208 (numéro d’entreprise)
   • Liste complète : https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/

3. Enregistrement obligatoire sur le réseau PEPPOL

   Nouvelle procédure d’inscription en ligne

   L’enregistrement des clients sur le réseau PEPPOL se fait désormais via un formulaire en ligne simplifié.

Pour les clients et revendeurs : #

→ Formulaire d’inscription en ligne : https://sales.silicon-ioi.online/peppol_registration

Étapes d’inscription :

1. Accédez au lien ci-dessus
2. Remplissez le formulaire avec :
   • Nom du participant (nom de l’entreprise)
   • Numéro de TVA (format : BE0123456789 ou similaire)
3. Validez la demande d’inscription
4. Une notification est envoyée à l’équipe Silicon ioi

4. Configuration multi-TVA (si applicable)

Cas 1 : Plusieurs numéros de TVA, un seul site

• Créez un ioi Company pour chaque numéro de TVA
• Passez en mode multi-site dans les paramètres

Cas 2 : Plusieurs numéros de TVA, sites séparés

• Créez plusieurs installations ioi (websites séparés)
• Configurez chaque site avec son propre numéro de TVA
• Évite la complexité du multi-site

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Configuration du canal par défaut - ioi Doc Scanner Settings #

Définissez le canal de traitement par défaut pour les factures reçues.

Options de canal :

1. ioi Purchases Invoice (Factures d’achat ERP)

   • Pour traiter les factures dans le module achats complet
   • Recommandé si vous utilisez la gestion des achats ioi

2. ioi Purchase Entry (Écriture comptable directe)

   • Pour créer directement une écriture en comptabilité
   • Version simplifiée, sans passer par le module achats

3. ioi Purchase Entry/2 (Nouvelle version comptable)

   • Version améliorée de l’écriture comptable directe
   • Fonctionnalités supplémentaires et interface optimisée

Configuration :

1. Accédez à ioi Doc Scanner Settings
2. Dans le champ Default Channel, sélectionnez votre canal préféré
3. Sauvegardez la configuration

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Module technique - ioi Doc Gateway Inbox #

Ce module est la première étape de réception des factures PEPPOL.

Fonctionnement :

1. Réception automatique

   • Les factures PEPPOL arrivent d’abord dans ce module
   • Le système traite automatiquement les documents reçus

2. Transfert automatique

   • Les factures sont automatiquement injectées dans le module suivant (ioi E-doc Entry Channel)
   • Le transfert se fait généralement en quelques secondes

3. Utilisation

   • Module purement technique et informatif
   • Les utilisateurs finaux n’ont pas besoin de consulter ce module
   • Toutes les actions se font dans les modules suivants

4. Consultation (si nécessaire)

   • Permet de vérifier la bonne réception des documents
   • Utile pour le dépannage en cas de problème
   • Affiche l’historique complet des réceptions

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Traitement des factures reçues - ioi E-doc Entry Channel #

C’est dans ce module que vous traiterez les factures PEPPOL reçues.

Vue d’ensemble du module #

Fonctionnalités principales :

• Visualisation de toutes les factures PEPPOL reçues
• Complétion des données manquantes
• Validation et vérification des informations
• Création de factures d’achat dans le système approprié

Traitement d’une facture individuelle #

Étapes de traitement :

1. Ouverture de la facture

   • Accédez au module ioi E-doc Entry Channel
   • Cliquez sur la facture à traiter

2. Vérification des données automatiquement extraites

   Le système PEPPOL fournit généralement :

   • Informations fournisseur (nom, TVA, adresse)
   • Référence de la facture
   • Date de facture et date d’échéance
   • Montants (HT, TVA, TTC)
   • Lignes de facture avec détails
   • Références de commande (si applicable)

3. Complétion des données manquantes

   Vous devrez peut-être ajouter :

   • Journal : Sélectionnez le journal d’achat approprié
   • Période : Choisissez la période comptable
   • Compte de charge : Si non détecté automatiquement
   • Code TVA : Si non reconnu automatiquement
   • Analytiques : Codes analytiques requis pour votre comptabilité

4. Création de la facture d’achat

   Deux options selon votre canal configuré :

   Option A : ioi Purchases Invoice

   • Cliquez sur Créer facture d'achat
   • Une facture complète est créée dans le module achats
   • Vous pouvez ensuite la valider et la comptabiliser

   Option B : ioi Purchase Entry (version 1 ou 2)

   • Cliquez sur Créer écriture comptable
   • Une écriture est directement créée en comptabilité
   • Prête à être validée

Traitement en masse (multi-sélection) #

Pour traiter plusieurs factures simultanément :

1. Préparation des factures

   • Sélectionnez les factures à traiter
   • Cliquez sur le bouton Check documents (ou équivalent)
   • Les factures passent au statut Checked (vérifiées)

2. Sélection multiple

   • Cochez les cases des factures au statut Checked
   • Utilisez la sélection multiple (Ctrl+clic ou Shift+clic)

3. Traitement groupé

   • Accédez au menu Actions
   • Sélectionnez Process checked documents
   • Le système crée automatiquement toutes les factures d’achat

Gestion des factures sans PDF #

De plus en plus de factures PEPPOL sont envoyées sans pièce jointe PDF, uniquement au format XML structuré.

Fonctionnalité de visualisation :

1. Bouton Générer PDF

   • Un bouton spécifique permet de visualiser la facture
   • Le système génère un PDF avec un layout générique
   • Ce PDF est conforme aux données XML reçues

2. Sauvegarde du PDF généré

   • Vous pouvez enregistrer ce PDF
   • Il peut être transféré dans la facture d’achat créée
   • Utile pour l’archivage et la consultation ultérieure

3. Utilisation du PDF

   • Vérification visuelle des données
   • Envoi à d’autres services (validation, approbation)
   • Archivage avec la facture d’achat

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États et statuts des documents #

Les factures PEPPOL reçues passent par différents états.

Statuts disponibles :

Statut	Code	Description	Action requise
En attente	WT	Document reçu, en attente de traitement	Vérifier et compléter
Décodé	DE	Données extraites avec succès	Vérifier les données
Vérifié	CK	Données validées, prêt à créer	Créer la facture
Traité	PR	Facture d’achat créée	Aucune
Erreur	ER	Problème lors du traitement	Consulter l’erreur
À gérer	HA	Nécessite intervention manuelle	Action manuelle requise
Transféré	DL	Document exporté/archivé	Aucune

Changement de statut :

• Automatique : WT → DE → CK (si configuration automatique activée)
• Manuel : Boutons pour changer le statut selon les besoins
• Erreur : Retour possible à un statut antérieur pour correction

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Bonnes pratiques pour la réception PEPPOL #

Préparation :

1. Maintenez à jour votre base fournisseurs

   • Créez les fiches fournisseurs avant de recevoir leurs factures
   • Renseignez correctement les numéros de TVA

2. Configurez des comptes par défaut

   • Définissez des comptes de charge par défaut par fournisseur
   • Configurez les codes TVA standards

3. Définissez les analytiques

   • Créez des règles d’imputation analytique
   • Configurez les valeurs par défaut

Archivage :

1. Conservez les XML originaux

   • Les fichiers XML PEPPOL ont valeur légale
   • Ils sont automatiquement archivés avec la facture

2. Générez les PDF si nécessaire

   • Pour les factures sans PDF, générez en un
   • Cela facilitera les consultations ultérieures

3. Marquez les factures traitées

   • Utilisez les statuts pour suivre l’avancement
   • Exportez régulièrement les factures traitées si nécessaire

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Bonnes pratiques PEPPOL (Nouvelles fonctionnalités) #

Gestion des comptes bancaires #

1. Marquez les comptes à ne pas publier

   • Dans ioi Company, cochez Unpublish in UBL invoice pour les comptes bancaires ne devant pas apparaître dans l’UBL
   • Utilisez cette option pour les comptes internes, en cours de fermeture, ou dédiés à des usages spécifiques

2. Définissez des préférences par client

   • Pour les clients avec des accords de paiement spécifiques, configurez le compte bancaire préféré dans la fiche client
   • Cela évitera les erreurs de paiement et facilitera la réconciliation

3. Vérifiez avant envoi

   • Avant de mettre une facture en attente, vérifiez dans l’onglet More que le bon compte bancaire est sélectionné
   • Modifiez-le si nécessaire pour cette facture spécifique

Optimisation des pièces jointes UBL #

1. Évaluez la nécessité des pièces jointes

   • Avant de mettre une facture en attente, utilisez le filtre UBL pour vérifier la taille totale des pièces jointes
   • Si la taille est importante (> 5-10 Mo), envisagez d’exclure les fichiers non essentiels

2. Excluez systématiquement :

   • Les fichiers volumineux (photos haute résolution, plans détaillés)
   • Les documents internes (notes, brouillons, correspondances)
   • Les fichiers temporaires ou de travail
   • Les pièces jointes redondantes

3. Incluez uniquement :

   • Les documents contractuels requis
   • Les pièces justificatives essentielles
   • Les documents demandés explicitement par le client

4. Workflow recommandé :

   • Attachez tous les fichiers nécessaires à la facture
   • Avant mise en attente, cliquez sur (X In UBL) dans la barre latérale
   • Excluez les fichiers non essentiels en cliquant dessus
   • Vérifiez le nouveau compteur et la taille totale
   • Mettez en attente uniquement quand la configuration est optimale

Processus d’inscription PEPPOL #

1. Pour les nouveaux clients

   • Dirigez systématiquement vers le formulaire en ligne : https://sales.silicon-ioi.online/peppol_registration
   • Ne créez plus de demandes manuelles par email ou téléphone

2. Vérification des données

   • Assurez-vous que le nom de l’entreprise est en MAJUSCULES
   • Vérifiez le format du numéro de TVA (sans espaces, sans caractères spéciaux)
   • Le système nettoie automatiquement les données, mais une saisie correcte dès le départ est préférable

3. Suivi des demandes

   • Consultez régulièrement le module ioi Peppol Registration
   • Traitez les demandes par lot pour optimiser le temps
   • Exportez en CSV uniquement les participants non encore enregistrés (Only unpublished)
   • Marquez Babelway Registered immédiatement après l’enregistrement dans Babelway

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Annexes et ressources #

Ressources externes PEPPOL #

Documentation officielle :

• Site officiel PEPPOL : https://peppol.org/
• Documentation technique BIS 3.0 : https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/
• Liste des codes de schéma : https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/

Outils de vérification :

• Annuaire PEPPOL simplifié : https://directory.peppol.eu/public
• Outils techniques PEPPOL : https://peppol.helger.com/public/menuitem-tools-participant

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Codes de schéma d’identification courants #

Code	Description	Format	Exemple
0208	Numéro de TVA (BE)	0208:BE + 10 chiffres	0208:BE0123456789
9925	Numéro d’entreprise (BE)	9925:XXXX.XXX.XXX	9925:0123.456.789
9938	Luxemburg VAT number	9938:LU + 8 chiffres	9938:LU12345678
9944	Dutch VAT number	9944:NL + 9 chiffres + B + 2 chiffres	9944:NL123456789B01
9930	German VAT number	9930:DE + 9 chiffres	9930:DE123456789
9957	French VAT number	9957:FR + 11 caractères	9957:FR12345678901
9906	Italian VAT number	9906:IT + 11 chiffres	9906:IT12345678901
0088	GLN/EAN	0088:13 chiffres	0088:1234567890123

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Formats de fichiers supportés #

En envoi :

• XML UBL 2.1 : Format PEPPOL BIS 3.0 obligatoire
• PDF : Fichier PDF attaché (optionnel)
• Autres pièces jointes : Tous types de fichiers (sauf si exclus via UBL-SKIP-ATTACHMENT)

En réception :

• XML UBL 2.1 : Traitement automatique complet
• PDF inclus : Extraction et archivage automatiques
• Autres pièces jointes : Images, documents Word, etc. (si inclus)

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Tags système utilisés #

Tag	Usage	Module
UBL PEPPOL BIS 3.0	Identifie les fichiers XML UBL générés par le système	ioi Sales Invoice
UBL-SKIP-ATTACHMENT	Exclut un fichier de la génération UBL	ioi Sales Invoice

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FAQ #

**Q : Puis-je envoyer des factures PEPPOL à tous mes clients ?**R : Non, uniquement aux clients enregistrés sur le réseau PEPPOL. Vérifiez d’abord leur inscription via l’annuaire PEPPOL.

**Q : Que se passe-t-il si mon client n’est pas sur PEPPOL ?**R : La facture ne sera pas envoyée via PEPPOL. Vous devrez utiliser votre méthode habituelle (email, courrier).

**Q : Puis-je modifier une facture PEPPOL après envoi ?**R : Non, une fois envoyée, elle ne peut plus être modifiée. Vous devez émettre une note de crédit puis une nouvelle facture.

**Q : Combien de temps les factures PEPPOL sont-elles archivées ?**R : Conformément à la législation, minimum 7 ans en Belgique.

**Q : Puis-je recevoir des factures PEPPOL de l’étranger ?**R : Oui, PEPPOL est un réseau international. Vous pouvez recevoir des factures de tous les pays participants.

**Q : Le PDF est-il obligatoire dans une facture PEPPOL ?**R : Non, le XML contient toutes les données légales. Le PDF est optionnel.

**Q : Que faire si je reçois une facture avec des erreurs ?**R : Contactez votre fournisseur pour qu’il émette une note de crédit et une facture corrigée.

**Q : Puis-je désactiver PEPPOL temporairement ?**R : Oui, désactivez simplement l’option dans ioi Sales Journal ou ioi Company selon le flux concerné.

Q : Puis-je avoir plusieurs comptes bancaires dans une facture PEPPOL ? R : Oui, si vous sélectionnez All published accounts, tous les comptes bancaires non marqués comme unpublished seront inclus dans l’UBL (un bloc <cac:PaymentMeans> par compte). Si vous sélectionnez un compte spécifique, seul celui-ci apparaîtra.

Q : Que se passe-t-il si je sélectionne un compte bancaire puis que je le supprime de ioi Company ? R : Le système vérifie automatiquement l’existence du compte à chaque enregistrement. Si le compte n’existe plus, le champ sera vidé et le paramètre par défaut (All published accounts) sera réactivé.

Q : Les fichiers exclus de l’UBL sont-ils supprimés de la facture ? R : Non, ils restent attachés à la facture et accessibles normalement dans ioi. Seule leur inclusion dans le fichier XML UBL est affectée.

Q : Puis-je modifier les filtres UBL après avoir mis la facture en attente ? R : Non, l’interface de gestion des filtres UBL n’est accessible que lorsque la facture est au statut Draft (brouillon). Une fois en attente ou envoyée, les fichiers inclus dans l’UBL sont figés.

Q : Comment inscrire un nouveau client sur PEPPOL ? R : Utilisez uniquement le formulaire en ligne : https://sales.silicon-ioi.online/peppol_registration. Ne passez plus par email ou téléphone.

Q : Combien de temps faut-il pour qu’un client soit enregistré sur PEPPOL ? R : Une fois la demande soumise via le formulaire, l’équipe Silicon ioi la traite généralement sous 1-2 jours ouvrables. L’enregistrement effectif sur le réseau PEPPOL (Babelway) prend ensuite quelques heures supplémentaires.

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Historique des modifications #

Version 2.0 - Mars 2026 #

Nouvelles fonctionnalités :

1. Gestion des comptes bancaires préférés
   • Nouveau champ Unpublish in UBL invoice dans ioi Company
   • Grille Preferred Company bank account dans ioi Customer
   • Champ Company bank account dans ioi Sales Invoice
   • Contrôle automatique de l’existence des comptes bancaires
2. Système de filtrage des pièces jointes UBL
   • Interface graphique de gestion des pièces jointes
   • Tag UBL-SKIP-ATTACHMENT pour exclure des fichiers
   • Compteur (X In UBL) dans la barre latérale
   • Affichage de la taille totale des fichiers inclus
3. Processus d’inscription PEPPOL en ligne
   • Formulaire web pour les demandes d’inscription
   • Module ioi Peppol Registration pour la gestion centralisée
   • Export CSV automatique pour Babelway
   • Validation automatique des schémas PEPPOL
   • Gestion des doublons BE:EN / BE:VAT

Améliorations techniques :

• Validation automatique des comptes bancaires avant génération UBL
• Nettoyage automatique des données dans le formulaire d’inscription
• Détection et gestion des doublons dans le registre PEPPOL
• Sécurité renforcée avec vérification de configuration serveur

Version 1.0 - Février 2026 #

Documentation initiale PEPPOL avec :

• Configuration de base ioi Company
• Gestion des journaux de vente
• Configuration client
• Processus d’envoi et de réception
• Module Doc Gateway Inbox/Outbox
• Traitement des factures dans ioi E-doc Entry Channel