Aide · silicon ioi

Self-Billing UBL - Referentiegids

Fiche

Deze functionaliteit introduceert native ondersteuning voor de Self-Billing-workflow in silicon ioi, als aanvulling op de bestaande standaard aankoopstroom.

Wat is Self-Billing? #

Self-Billing is een mechanisme waarbij de koper de factuur uitschrijft namens de verkoper, in plaats van omgekeerd. De leverancier ontvangt dus een reeds opgemaakte factuur en hoeft deze zelf niet aan te maken.

In silicon ioi kan een ontvangen UBL-document nu van het type Self-Billing zijn. In dat geval:

  • Wordt het document verwerkt als een verkoopdocument (geen aankoopdocument).
  • Is de geïdentificeerde partij in het document een klant (geen leverancier).
  • Wordt het aangemaakte document in de ERP een verkoopfactuur (ioi Sales Invoice).

Algemene workflow #

De volledige Self-Billing-stroom integreert in dezelfde keten als de standaard aankoopstroom:

PEPPOL-netwerk / Handmatige import
        ↓
ioi Doc Gateway Inbox
        ↓
ioi E-Doc Entry Channel  (automatische UBL-typedetectie)
        ↓
  [SELF_BILLING:*]          [BILLING:* of OCR]
        ↓                         ↓
  Verkoopkanaal            Aankoopkanaal
  (default_channel_sal)    (default_channel_pur)
        ↓                         ↓
ioi Sales Invoice         ioi Purchases Invoice
of ioi Sale Entry         of ioi Purchase Entry

De typedetectie verloopt automatisch tijdens het decoderen van het XML-bestand: als het UBL-type begint met SELF_BILLING:, wordt het document naar het verkoopkanaal gestuurd; in alle andere gevallen naar het aankoopkanaal.

Ondersteunde UBL-types #

De kolom UBL Type in de lijstweergave toont het type van elk document met een eigen kleurcode:

Interne waarde Weergavelabel Kleur
SELF_BILLING:INVOICE Self-Billing: Invoice Lichtpaars
SELF_BILLING:CREDITNOTE Self-Billing: Credit Note Paars
BILLING:INVOICE Billing: Invoice Lichtblauw
BILLING:CREDITNOTE Billing: Credit Note Blauw
(leeg) OCR Groen

Configuratie — ioi Doc Scanner Settings #

De module ioi Doc Scanner Settings beschikt nu over twee standaard kanaelvelden:

Veld Beschrijving Standaardwaarde
Default channel (Purchases) Kanaal voor aankoopdocumenten ioi Purchases Invoice
Default channel (Sales) Kanaal voor Self-Billing-documenten ioi Sales Invoice

Beschikbare kanalen voor het verkoopkanaal #

Weergegeven optie Interne waarde Beschrijving
ioi Sales: Invoice ioi Sales Invoice Maakt een volledige verkoopfactuur aan in de ERP-module
ioi Accounting: Sale ioi Sale Entry Maakt rechtstreeks een boekhoudkundige verkoopboeking aan

Info

Het verkoopkanaal is alleen beschikbaar voor UBL-documenten van het type Self-Billing. Andere documenttypes (Billing, OCR) gebruiken altijd het aankoopkanaal.

Module ioi E-Doc Entry Channel #

Verbeteringen in de lijstweergave #

Kanaalselectieknoppen #

Twee dropdown-knoppen zijn nu beschikbaar bovenaan de lijst:

  • Aankoopknop: selecteert het kanaal dat bij import wordt gebruikt voor aankoopdocumenten (Billing, OCR).
  • Verkoopknop: selecteert het kanaal dat bij import wordt gebruikt voor Self-Billing-documenten. Deze knop bevindt zich naast de aankoopknop.

Het in de lijstweergave geselecteerde kanaal vervangt het standaardkanaal dat is geconfigureerd in ioi Doc Scanner Settings voor de huidige sessie.

Kolom Party Name #

De kolom Party Name toont de partij die aan het document is gekoppeld, met een gekleurde achtergrond afhankelijk van het type:

  • Rode achtergrond → Leverancier (aankoopdocument)
  • Groene achtergrond → Klant (Self-Billing-document)

Beschikbare filters #

Drie snelle filters zijn beschikbaar boven de lijst:

Filter Opties
Document status Alle / Waiting / Decoded / Checked / …
UBL Type Alle / Self-Billing: Invoice / Self-Billing: Credit Note / Billing: Invoice / Billing: Credit Note
Channel Type Alle / Purchases / Sales

Het filter Channel Type maakt het mogelijk om uitsluitend aankoopdocumenten, uitsluitend verkoopdocumenten (Self-Billing) of alle documenten weer te geven.

Documentweergave #

Kanaalbanner (tabblad General) #

Het actieve kanaal wordt permanent weergegeven in een blauwe banner op het eerste tabblad van het document. Zo hoeft de gebruiker niet terug te navigeren naar dit tabblad om het geselecteerde kanaal te controleren. Het kanaelveld blijft op elk moment bewerkbaar (behalve wanneer het document de status Processed heeft).

Partijzone — Self-Billing-modus #

In de Self-Billing-modus wordt de zone Supplier vervangen door de zone Customer:

  • De klant wordt automatisch geïdentificeerd op basis van het btw-nummer dat is opgenomen in het UBL-bestand (veld AccountingCustomerParty > LegalEntity > CompanyID).
  • Als er geen overeenkomende klant wordt gevonden in de database, biedt een knop Create customer de mogelijkheid om de klantenkaart rechtstreeks aan te maken op basis van de beschikbare informatie in de UBL (naam, btw-nummer, adres…).

De dropdown van het veld Customer is gefilterd zodat alleen klanten worden weergegeven die gemachtigd zijn voor verkoopboekingen (ioi_customer_get_allowed_for_sale_entry).

Kanaalopties in het document #

Afhankelijk van het UBL-type:

  • Self-Billing-document → alleen verkoopkanalen worden aangeboden in het veld Channel (ioi Sales Invoice, ioi Sale Entry).
  • Ander document → alleen aankoopkanalen worden aangeboden (ioi Purchases Invoice, ioi Purchase Entry/2, interne kanalen…).

Tabblad Accounting — Sale Entry Lines #

Voor Self-Billing-documenten toont het tabblad Accounting de tabel Sale Entry Lines, automatisch vooraf ingevuld met de boekhoudkundige verkoopregels die uit de UBL zijn geëxtraheerd. De analytische kolommen zijn zichtbaar maar kunnen leegblijven als er geen analytische configuratie is gedefinieerd.

Aanmaken van het verkoopdocument #

Vanuit een Self-Billing-document #

Wanneer het document de status Checked (CK) heeft, wordt de knop voor het aanmaken van het document actief. Afhankelijk van het geselecteerde kanaal:

Optie A — ioi Sales Invoice (ERP) #

  • Een volledige verkoopfactuur wordt aangemaakt in de module ioi Sales Invoice.
  • De klant, valuta, periode, bedragen (excl. btw, btw, incl. btw), referenties (bestelling, levering, contract…) en detailregels worden automatisch overgenomen.
  • Als het totale bedrag negatief is, wordt een credit note aangemaakt in plaats van een factuur.

Optie B — ioi Sale Entry (Boekhouding) #

  • Een boekhoudkundige verkoopboeking wordt rechtstreeks aangemaakt.
  • Klaar om te boeken zonder via de ERP-verkoopmodule te gaan.

Het veld edi_imported #

Ongeacht de gekozen optie heeft de aangemaakte factuur of boeking het veld edi_imported ingesteld op 1. Dit veld heeft de volgende effecten:

Geblokkeerd gedrag Toegestaan gedrag
Generatie van een nieuw UBL PEPPOL-bestand Overdracht naar de boekhouding
Verzending via het PEPPOL-netwerk (Doc Gateway Outbox) Handmatige raadpleging en bewerking

Info

Dit mechanisme garandeert dat een via Self-Billing ontvangen verkoopfactuur nooit opnieuw via PEPPOL wordt verzonden (wat dubbele facturatie zou veroorzaken), terwijl de normale boekhoudkundige verwerking gewoon mogelijk blijft.

Exemple

Het originele ontvangen UBL-bestand wordt bewaard en als bijlage toegevoegd aan de aangemaakte factuur.

Technische stroom — ioi Doc Gateway Inbox #

Wanneer een document automatisch wordt ontvangen via het PEPPOL-netwerk, voert de module ioi Doc Gateway Inbox de volgende stappen uit:

  1. Leest default_channel_pur en default_channel_sal uit ioi Doc Scanner Settings.
  2. Importeert het document in ioi E-Doc Entry Channel.
  3. Decodeert het XML-bestand en detecteert het UBL-type.
  4. Als het type SELF_BILLING:* is → kent channel_sal toe aan het document.
  5. Anders → kent channel_pur toe aan het document.

Documentstatussen #

Self-Billing-documenten doorlopen dezelfde statussen als aankoopdocumenten:

Status Code Beschrijving Vereiste actie
Waiting WT Document ontvangen, decodering in behandeling of nog te starten Wachten / controleren
Decoded DE Gegevens geëxtraheerd, klant te valideren Aanvullen indien nodig
Checked CK Gegevens gevalideerd, klaar om aan te maken Document aanmaken
Processed PR Verkoopfactuur succesvol aangemaakt Geen
Error ER Probleem tijdens verwerking Details controleren
To handle HA Vereist handmatige tussenkomst Handmatige actie

Info

Voor een Self-Billing-document vereist de status Checked (CK) dat er een geldige klant aanwezig is op het document (geen leverancier).

Bulkverwerking #

Bulkverwerking werkt op dezelfde manier als voor aankopen:

  1. Selecteer meerdere documenten met de status Checked (CK).
  2. Klik in het menu Actions op Process checked documents.
  3. Het systeem maakt automatisch alle facturen aan (aankopen en/of verkopen) op basis van het kanaal van elk document.

Best practices #

Voorbereiding #

  • Actuele klantengegevens: Zorg er vóór het ontvangen van Self-Billing-documenten voor dat uw klanten zijn aangemaakt met het juiste btw-nummer. De automatische detectie is hierop gebaseerd.
  • Stel het standaard verkoopkanaal in: Definieer in ioi Doc Scanner Settings het verkoopkanaal dat past bij uw workflow (ioi Sales Invoice wordt aanbevolen voor volledige ERP-opvolging).

Verwerking #

  • Controleer de gedetecteerde klant: Ook al verloopt de detectie automatisch, verifieer dat de juiste klant is geselecteerd vóór de validatie.
  • Niet opnieuw verzenden via PEPPOL: De aangemaakte factuur bevat edi_imported = 1, wat de PEPPOL-verzending automatisch blokkeert. Probeer dit mechanisme niet te omzeilen.
  • Filter Channel Type: Gebruik het filter Sales in de lijstweergave om uw Self-Billing-documenten afzonderlijk te verwerken van de standaard aankoopfacturen.