PEPPOL Handleiding

PEPPOL Handleiding #

Inleiding tot PEPPOL #

Wat is PEPPOL? #

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal gestandaardiseerd netwerk voor de elektronische uitwisseling van commerciële documenten, met name facturen. Het stelt bedrijven en overheidsinstellingen in staat om elektronische facturen op een veilige en gestandaardiseerde manier te verzenden en ontvangen.

Voordelen van PEPPOL #

• Standaardisatie: Uniek internationaal erkend formaat (UBL PEPPOL BIS 3.0)
• Beveiliging: Versleutelde en beveiligde documenttransmissie
• Automatisering: Vermindering van fouten en handmatige verwerking
• Compliance: Naleving van wettelijke verplichtingen met betrekking tot elektronische facturering
• Traceerbaarheid: Volledige tracking van het verzenden en ontvangen van facturen

Algemene werking binnen ioi #

Het ioi-systeem implementeert PEPPOL via verschillende onderling verbonden modules:

• Voor verzenden: ioi Sales Invoice → ioi Doc Gateway Outbox → PEPPOL Netwerk
• Voor ontvangen: PEPPOL Netwerk → ioi Doc Gateway Inbox → ioi E-doc Entry Channel (of voorheen ioi Doc Scanner)

---

Verzenden van PEPPOL Facturen (Verkoop) #

Initiële configuratie - ioi Company #

Het configureren van uw bedrijf is de eerste essentiële stap om PEPPOL facturen te kunnen uitgeven.

Configuratiestappen:

1. Toegang tot de ioi Company module
   • Zorg ervoor dat u het hoofdbedrijf configureert (gemarkeerd als is_main)

3.

Beheer van bankrekeningpublicatie in UBL

Een nieuw veld Unpublish in UBL invoice (niet publiceren in UBL facturen) is beschikbaar op elke bankrekening in ioi Company.

Werking:

• Standaard: Alle bankrekeningen worden gepubliceerd in het UBL-bestand

• Unpublish optie: Vink dit vakje aan om een specifieke bankrekening uit te sluiten van UBL-generatie

  Gebruikssituaties:

• Interne bankrekeningen die niet aan klanten moeten worden gecommuniceerd

• Rekeningen die worden gesloten

• Rekeningen gewijd aan specifieke toepassingen (salaris, enz.)

4. Voer PEPPOL identificatoren in

De meest voorkomende PEPPOL identificatoren zijn:

• 0208: Belgisch BTW-nummer (formaat: 0208:BE0123456789)
• 9925: Belgisch ondernemingsnummer (formaat: 9925:0123.456.789)

Bronnen: Volledige lijst van identificatieschema’s

5. Activeer verzenden

• Alleen voor de verkoopstroom is het niet nodig om PEPPOL-ontvangst op dit moment te activeren

---

Verkoopjournaalaanpassing - ioi Sales Journal #

Het verkoopjournaal moet worden geconfigureerd om automatisch PEPPOL facturen te genereren en te verzenden.

Configuratie in het Facture tabblad: #

1. Toegang tot het E-invoicing blok

2. Activeer de volgende opties:

   • ☑ Enable UBL PEPPOL BIS 3: Activeert PEPPOL formaatgeneratie
   • ☑ Send to Gateway Outbox: Activeert automatisch verzenden naar de PEPPOL gateway

3. Configureer leveringsvertraging

   • Voer een gewenste vertraging in (maximaal 24 uur aanbevolen)
   • Deze vertraging bepaalt wanneer de factuur wordt verzonden nadat deze in de wacht is geplaatst

4. Definieer PDF bijlagebeleid (OPTIONEEL)

U heeft de keuze tussen:

• Verplicht: De PDF moet worden gegenereerd en wordt systematisch gekoppeld aan de PEPPOL XML
• Optioneel: De PDF wordt bijgevoegd als deze bestaat, anders wordt de factuur alleen in XML verzonden

Voordelen van het niet verzenden van de PDF:

• Volledig geautomatiseerd proces
• Kleinere bestandsgrootte
• Snellere verwerking
• De ontvanger kan zijn eigen PDF genereren uit de XML

Gebruikssituaties voor het verzenden van de PDF:

• Uw klant vraagt er expliciet om
• U heeft belangrijke aangepaste opmaak
• Vergemakkelijkt het lezen voor klanten die niet gewend zijn aan XML

Configuratie in het Note de crédit tabblad: #

Herhaal dezelfde instellingen als voor facturen als u ook creditnota’s via PEPPOL wilt verzenden.

---

Klantconfiguratie - ioi Customer #

Elke ontvangende klant moet worden geconfigureerd met zijn PEPPOL identificator.

Configuratiestappen:

1. PEPPOL activering voor de klant

   • Vink het PEPPOL activeringsvakje aan in het klantrecord → Dropdown
   • Voer de PEPPOL identificator van de klant in (meestal hun BTW-nummer)
     • Automatische update
       • Het systeem voert elke nacht een automatische update uit
       • De PEPPOL identificator wordt automatisch geverifieerd en aangevuld op basis van het BTW-nummer
     • Of via handmatige knoppen

2. Verificatie van PEPPOL registratie van de klant

   U kunt verifiëren of uw klant is geregistreerd op het PEPPOL netwerk via:

   • Vereenvoudigde interface: https://directory.peppol.eu/public
   • Technische interface: https://peppol.helger.com/public/menuitem-tools-participant

3. (Optioneel) Configuratie van een alternatieve PEPPOL identificator: GLN geval 🆕 (Tabblad Peppol)

   In de meeste gevallen komt de PEPPOL identificator van een klant overeen met hun BTW-nummer (scheme 9925 of 0208). Sommige klanten met name instellingen zoals ziekenhuizen of grote overheidsadministraties gebruiken echter een GLN (Global Location Number) om facturen naar een specifieke afdeling te routeren.

   Eenvoudig geval: enkel GLN

   Als de klant een vast GLN heeft, voer dit dan rechtstreeks in het klantrecord in zoals elk ander PEPPOL identificator:

   • Scheme ID: 0088 (GS1-standaard voor GLN)
   • Waarde: het GLN van de klant (bijv. 1234567890123)

   Complex geval: meerdere ontvangers op basis van een factuurgegeven

   Het kan voorkomen dat dezelfde factureringsklant facturen moet ontvangen op verschillende PEPPOL-eindpunten afhankelijk van de context (bijv. per leveringsklant, afdeling, divisie…). Gebruik in dat geval het Channel Rules-systeem.

   Werking van Channel Rules:

   In het tabblad Peppol van het klantrecord staat een tabel “Channel rules” waarmee u voorwaardelijke regels kunt definiëren:

Kolom	Beschrijving
Enabled	Schakelt de regel in of uit
Sales Invoice Field	Te evalueren veld op de factuur (bijv. delivery_customer_id)
Sales Invoice Value	Verwachte waarde in dat veld (bijv. ID van een specifieke leveringsklant)
Peppol Scheme ID	Te gebruiken scheme als de regel overeenkomt (bijv. 0088)
Peppol Scheme Value	Te gebruiken GLN of andere identificatorwaarde

Evaluatielogica:

• Regels worden op volgorde geëvalueerd
• Bij de eerste overeenkomende regel gebruikt het systeem de gedefinieerde Scheme ID en waarde → volgende regels worden niet geëvalueerd
• Als geen enkele regel overeenkomt, valt het systeem terug op de standaard PEPPOL identificator op het klantrecord

4. (Optioneel) Voorkeursbankrekeningconfiguratie (Tabblad Bank & Accounting)

Een nieuwe functie stelt u in staat om te definiëren welke bankrekening van uw bedrijf moet verschijnen in PEPPOL facturen die naar deze klant worden verzonden.

Werking:

• Een Preferred Company bank account raster is beschikbaar in het Bank & Accounting tabblad
• Automatische vulling: Dit raster wordt automatisch gevuld wanneer elk klantrecord wordt opgeslagen/gewijzigd
• Het bevat één regel per bedrijf (ioi Company) geconfigureerd in uw multi-bedrijfssysteem
• Voor elk bedrijf kunt u selecteren:
  • All published accounts (standaardoptie): Alle bankrekeningen die niet zijn gemarkeerd als unpublished worden opgenomen in de UBL
  • Een specifieke bankrekening: Alleen deze rekening verschijnt in UBL facturen voor deze klant

Opties beschikbaar in de dropdown:

• All published accounts (standaardgedrag)
• Lijst van alle bankrekeningen van het betrokken bedrijf (IBAN + label)

Gebruikssituaties:

• Klant met betalingsovereenkomst op een specifieke rekening
• Scheiding van betalingsstromen per klanttype
• Rekeningen gewijd aan bepaalde markten of divisies

Beveiliging en automatische controles:

---

Uitgifte van een PEPPOL factuur - ioi Sales Invoice #

Zodra de configuratie is voltooid, is het uitgeven van PEPPOL facturen geautomatiseerd.

Uitgifteproces:

1. Maak uw factuur normaal aan

   • Vul alle velden in zoals voor een klassieke factuur
   • Zorg ervoor dat de klant is geconfigureerd voor PEPPOL

2. Bankrekeningselectie (Tabblad More)

   Een nieuw veld Company bank account stelt u in staat om occasioneel de bankrekening te wijzigen die in de UBL verschijnt voor deze specifieke factuur.

   Werking:

   • Bij het aanmaken van de factuur: Het veld is standaard leeg
   • Bij het wijzigen van klant: De voorkeuren gedefinieerd in het klantrecord worden automatisch gelezen en toegepast (before_save mechanisme)
   • De waarde van de klant overschrijft automatisch de vorige waarde bij het wijzigen van klant
   • U kunt deze waarde handmatig wijzigen indien nodig voor alleen deze factuur
   • De opties zijn dezelfde als in het klantrecord, maar gebaseerd op de divisie (company_id) van de factuur:
     • All published accounts (standaard)
     • Lijst van alle bankrekeningen van het betrokken bedrijf (IBAN)

   Gebruikssituaties:

   • Uitzonderlijke factuur die op een specifieke rekening moet worden betaald
   • Tijdelijke wijziging van de betalingsmethode
   • Facturering van speciale diensten met toegewijde rekening

Impact in het gegenereerde UBL-bestand:

• Als All published accounts: Generatie van één <cac:PaymentMeans> blok per niet-unpublished bankrekening
• Als specifieke rekening: Generatie van een enkel <cac:PaymentMeans> blok met de geselecteerde rekening

3. Bijlagebeheer

Nieuwe UBL bijlagefilteringfunctie

Standaard bevat het systeem alle bijgevoegde bestanden in de factuur in het PEPPOL XML-bestand. Dit kan resulteren in extreem grote XML-bestanden, de verwerking vertragen en soms de groottelimieten overschrijden.

Oplossing: Handmatig bijlage-uitsluitingssysteem

Een beheersysteem stelt u nu in staat om selectief bepaalde bestanden uit te sluiten van UBL-generatie, zonder het standaardgedrag te wijzigen.

Hoe te gebruiken:

a. Toegang tot de filteringtool:

• In de zijbalk van de factuur (sectie Bijlagen)
• Klik op de (X In UBL) link die weergeeft:
  • Het aantal bestanden dat in de UBL zal worden opgenomen
  • De totale grootte van bestanden die zullen worden opgenomen (bij hover)

b. Beheerinterface:

• Een venster opent en toont alle bijgevoegde bestanden
• Elk bestand wordt weergegeven met:
  • Zijn naam (afgekapt als te lang, volledige naam bij hover)
  • Zijn grootte
  • Zijn status: ✓ Included in UBL (inbegrepen) of ⊗ Excluded from UBL (uitgesloten)
  • Kleurcodering vergemakkelijkt het lezen:
    • Inbegrepen bestanden: blauwe achtergrond (primaire kleur), witte tekst
    • Uitgesloten bestanden: witte achtergrond, normale tekst, grijze rand

c. Uitsluiten/Opnemen van een bestand

• Klik gewoon op een bestand om zijn status te wisselen
• Uitsluiting wordt gedaan door de UBL-SKIP-ATTACHMENT tag toe te voegen aan het File-document
• Bestanden met deze tag worden genegeerd tijdens UBL-bestandsgeneratie
• De (X In UBL) teller wordt automatisch bijgewerkt

d. Beperkingen

• Deze functie is alleen beschikbaar wanneer de factuur Draft status heeft
• Zodra de factuur in de wacht staat of is verzonden, kunnen filters niet meer worden gewijzigd
• UBL gegenereerde bestanden (getagd UBL PEPPOL BIS 3.0) worden nooit vermeld in de filterinterface

Gebruikssituaties:

• Facturen met veel grote bijlagen (foto’s, plannen, enz.)
• Interne documenten die niet aan de klant moeten worden doorgegeven
• Niet-essentiële bijkomende bestanden voor de transactie
• Optimalisatie van XML-bestandsgrootte voor sneller verzenden

4. PDF generatie (OPTIONEEL)

• Als uw configuratie geen PDF vereist: Ga direct naar de volgende stap
• Als uw configuratie een verplichte PDF vereist: Druk de factuur af voordat u deze in de wacht plaatst
• Als optionele PDF: Het systeem verzendt de PDF alleen als deze is gegenereerd

1. Factuur in de wacht plaatsen

   • Wijzig de factuur naar En attente status
   • Het systeem genereert automatisch het PEPPOL XML-bestand (vertraging: enkele minuten)
   • De PDF wordt alleen bijgevoegd als geconfigureerd en beschikbaar
   • Alleen bestanden niet getagd UBL-SKIP-ATTACHMENT worden opgenomen in de UBL

2. Automatisch verzenden

   • Na de vertraging geconfigureerd in het journaal, wordt de factuur automatisch verzonden via PEPPOL
   • De verzendstatus wordt direct op de factuur weergegeven

Mogelijke statussen: #

• En préparation: Factuur in voorbereiding
• En attente: XML gegenereerd, wachtend om te worden verzonden

Verzendstatussen: #

• Envoyé: Factuur succesvol verzonden via PEPPOL
• Erreur: Probleem tijdens generatie of verzending

---

Technische module - ioi Doc Gateway Outbox #

Deze module is voornamelijk bedoeld voor beheerders en ontwikkelaars, maar kan worden geraadpleegd voor gedetailleerde tracking.

Functies:

• Verzendvisualisatie
  • Lijst van alle via PEPPOL verzonden facturen
  • Gedetailleerde status van elke verzending
• Logconsultatie
  • Toegang tot het Actions menu
  • Raadpleeg gedetailleerde logs voor probleemoplossing
• Niet nodig voor dagelijks gebruik
  • Eindgebruikers hebben over het algemeen geen toegang nodig tot deze module
  • Alle essentiële informatie is beschikbaar op de factuur zelf

---

Ontvangen van PEPPOL Facturen (Inkoop) #

Initiële configuratie - ioi Company #

Om PEPPOL facturen te ontvangen, is aanvullende configuratie van uw bedrijf noodzakelijk.

Configuratiestappen:

1. Activeer PEPPOL ontvangst

   • Toegang tot de ioi Company module
   • Activeer de factuurontvangstoptie (BBW PROD)

2. Verifieer PEPPOL identificatoren

   • Zorg ervoor dat PEPPOL identificatoren correct zijn ingevoerd
   • Gemeenschappelijke schema’s: 0208 (Belgische BTW) en 9925 (ondernemingsnummer)
   • Volledige lijst: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/

3. Verplichte registratie op het PEPPOL netwerk

   Nieuwe online registratieprocedure

   Registratie van klanten op het PEPPOL netwerk gebeurt nu via een vereenvoudigd online formulier.

Voor klanten en resellers: #

→ Online inschrijvingsformulier: https://sales.silicon-ioi.online/peppol_registration

Registratiestappen:

1. Toegang tot bovenstaande link
2. Vul het formulier in met:
   • Deelnemernaam (bedrijfsnaam)
   • BTW-nummer (formaat: BE0123456789 of vergelijkbaar)
3. Valideer het registratieverzoek
4. Een melding wordt verzonden naar het Silicon ioi team

4. Multi-BTW configuratie (indien van toepassing)

Geval 1: Meerdere BTW-nummers, enkele site

• Creëer een ioi Company voor elk BTW-nummer
• Schakel over naar multi-site modus in instellingen

Geval 2: Meerdere BTW-nummers, afzonderlijke sites

• Creëer meerdere ioi installaties (afzonderlijke websites)
• Configureer elke site met zijn eigen BTW-nummer
• Vermijdt multi-site complexiteit

---

Standaard kanaalaanpassing - ioi Doc Scanner Settings #

Definieer het standaard verwerkingskanaal voor ontvangen facturen.

Kanaalopties:

1. ioi Purchases Invoice (ERP inkoopfacturen)

   • Om facturen te verwerken in de volledige inkoopmodule
   • Aanbevolen als u ioi inkoopbeheer gebruikt

2. ioi Purchase Entry (Directe boekhoudkundige invoer)

   • Om een invoer direct in de boekhouding te creëren
   • Vereenvoudigde versie, zonder door de inkoopmodule te gaan

3. ioi Purchase Entry/2 (Nieuwe boekhoudkundige versie)

   • Verbeterde versie van directe boekhoudkundige invoer
   • Aanvullende functies en geoptimaliseerde interface

Configuratie:

1. Toegang tot ioi Doc Scanner Settings
2. In het Default Channel veld, selecteer uw voorkeurskanaal
3. Sla de configuratie op

---

Technische module - ioi Doc Gateway Inbox #

Deze module is de eerste stap in het ontvangen van PEPPOL facturen.

Werking:

1. Automatische ontvangst

   • PEPPOL facturen komen eerst aan in deze module
   • Het systeem verwerkt automatisch ontvangen documenten

2. Automatische overdracht

   • Facturen worden automatisch geïnjecteerd in de volgende module (ioi E-doc Entry Channel)
   • Overdracht duurt over het algemeen enkele seconden

3. Gebruik

   • Puur technische en informatieve module
   • Eindgebruikers hoeven deze module niet te raadplegen
   • Alle acties worden uitgevoerd in de volgende modules

4. Consultatie (indien nodig)

   • Maakt verificatie van correcte documentontvangst mogelijk
   • Nuttig voor probleemoplossing in geval van problemen
   • Toont volledige ontvangstgeschiedenis

---

Verwerking van ontvangen facturen - ioi E-doc Entry Channel #

Dit is de module waar u ontvangen PEPPOL facturen zult verwerken.

Moduleoverzicht #

Hoofdfuncties:

• Visualisatie van alle ontvangen PEPPOL facturen
• Aanvulling van ontbrekende gegevens
• Validatie en verificatie van informatie
• Creatie van inkoopfacturen in het passende systeem

Verwerking van een individuele factuur #

Verwerkingsstappen:

1. Opening van de factuur

   • Toegang tot de ioi E-doc Entry Channel module
   • Klik op de te verwerken factuur

2. Verificatie van automatisch geëxtraheerde gegevens

   Het PEPPOL systeem levert over het algemeen:

   • Leveranciersinformatie (naam, BTW, adres)
   • Factuurreferentie
   • Factuurdatum en vervaldatum
   • Bedragen (excl. BTW, BTW, incl. BTW)
   • Factuurregels met details
   • Orderreferenties (indien van toepassing)

3. Aanvulling van ontbrekende gegevens

   U moet mogelijk toevoegen:

   • Journaal: Selecteer het passende inkoopjournaal
   • Periode: Kies de boekhoudkundige periode
   • Kostenrekening: Als niet automatisch gedetecteerd
   • BTW-code: Als niet automatisch herkend
   • Analytische: Analytische codes vereist voor uw boekhouding

4. Creatie van de inkoopfactuur

   Twee opties afhankelijk van uw geconfigureerde kanaal:

   Optie A: ioi Purchases Invoice

   • Klik op Créer facture d'achat
   • Een volledige factuur wordt aangemaakt in de inkoopmodule
   • U kunt deze vervolgens valideren en verwerken

   Optie B: ioi Purchase Entry (versie 1 of 2)

   • Klik op Créer écriture comptable
   • Een invoer wordt direct aangemaakt in de boekhouding
   • Klaar om te worden gevalideerd

Batchverwerking (multi-selectie) #

Om meerdere facturen tegelijk te verwerken:

1. Voorbereiding van facturen

   • Selecteer de te verwerken facturen
   • Klik op de Check documents knop (of equivalent)
   • Facturen wijzigen naar Checked status

2. Meervoudige selectie

   • Vink de vakjes aan van facturen met Checked status
   • Gebruik meervoudige selectie (Ctrl+klik of Shift+klik)

3. Batchverwerking

   • Toegang tot het Actions menu
   • Selecteer Process checked documents
   • Het systeem creëert automatisch alle inkoopfacturen

Beheer van facturen zonder PDF #

Steeds meer PEPPOL facturen worden verzonden zonder PDF-bijlage, alleen in gestructureerd XML-formaat.

Visualisatiefunctie:

1. Knop Générer PDF

   • Een specifieke knop stelt u in staat om de factuur te bekijken
   • Het systeem genereert een PDF met een generieke lay-out
   • Deze PDF voldoet aan de ontvangen XML-gegevens

2. Opslaan van de gegenereerde PDF

   • U kunt deze PDF opslaan
   • Het kan worden overgedragen naar de aangemaakte inkoopfactuur
   • Nuttig voor archivering en latere consultatie

3. Gebruik van de PDF

   • Visuele gegevensverificatie
   • Verzenden naar andere diensten (validatie, goedkeuring)
   • Archivering met de inkoopfactuur

---

Documentstatussen en toestanden #

Ontvangen PEPPOL facturen doorlopen verschillende toestanden.

Beschikbare statussen:

Status	Code	Beschrijving	Vereiste actie
En attente	WT	Document ontvangen, wachtend op verwerking	Verifiëren en aanvullen
Décodé	DE	Gegevens succesvol geëxtraheerd	Gegevens verifiëren
Vérifié	CK	Gevalideerde gegevens, klaar om te creëren	Factuur creëren
Traité	PR	Inkoopfactuur aangemaakt	Geen
Erreur	ER	Probleem tijdens verwerking	Raadpleeg fout
À gérer	HA	Vereist handmatige interventie	Handmatige actie vereist
Transféré	DL	Geëxporteerd/gearchiveerd document	Geen

Statuswijziging:

• Automatisch: WT → DE → CK (als automatische configuratie is geactiveerd)
• Handmatig: Knoppen om status naar behoefte te wijzigen
• Fout: Mogelijke terugkeer naar een eerdere status voor correctie

---

Beste praktijken voor PEPPOL ontvangst #

Voorbereiding:

1. Houd uw leveranciersdatabase up-to-date

   • Creëer leveranciersrecords voordat u hun facturen ontvangt
   • Voer BTW-nummers correct in

2. Configureer standaard rekeningen

   • Definieer standaard kostenrekeningen per leverancier
   • Configureer standaard BTW-codes

3. Definieer analytische

   • Creëer analytische toewijzingsregels
   • Configureer standaardwaarden

Archivering:

1. Bewaar originele XML’s

   • PEPPOL XML-bestanden hebben juridische waarde
   • Ze worden automatisch gearchiveerd met de factuur

2. Genereer PDF’s indien nodig

   • Voor facturen zonder PDF, genereer er een
   • Dit vergemakkelijkt latere consultaties

3. Markeer verwerkte facturen

   • Gebruik statussen om voortgang te volgen
   • Exporteer regelmatig verwerkte facturen indien nodig

---

PEPPOL Beste Praktijken (Nieuwe Functies) #

Bankrekeningbeheer #

1. Markeer rekeningen die niet gepubliceerd moeten worden

   • In ioi Company, vink Unpublish in UBL invoice aan voor bankrekeningen die niet in de UBL mogen verschijnen
   • Gebruik deze optie voor interne rekeningen, rekeningen die worden gesloten, of gewijd aan specifieke toepassingen

2. Definieer voorkeuren per klant

   • Voor klanten met specifieke betalingsovereenkomsten, configureer de voorkeursbankrekening in het klantrecord
   • Dit vermijdt betalingsfouten en vergemakkelijkt de reconciliatie

3. Verifieer voor verzending

   • Voordat u een factuur in de wacht plaatst, verifieer in het More tabblad dat de juiste bankrekening is geselecteerd
   • Wijzig het indien nodig voor deze specifieke factuur

UBL bijlageoptimalisatie #

1. Beoordeel de noodzaak van bijlagen

   • Voordat u een factuur in de wacht plaatst, gebruik het UBL-filter om de totale grootte van bijlagen te controleren
   • Als de grootte aanzienlijk is (> 5-10 MB), overweeg dan het uitsluiten van niet-essentiële bestanden

2. Sluit systematisch uit:

   • Grote bestanden (hoge resolutie foto’s, gedetailleerde plannen)
   • Interne documenten (notities, concepten, correspondentie)
   • Tijdelijke of werkbestanden
   • Redundante bijlagen

3. Neem alleen op:

   • Vereiste contractuele documenten
   • Essentiële ondersteunende documenten
   • Documenten expliciet gevraagd door de klant

4. Aanbevolen workflow:

   • Voeg alle noodzakelijke bestanden toe aan de factuur
   • Voordat u in de wacht plaatst, klik op (X In UBL) in de zijbalk
   • Sluit niet-essentiële bestanden uit door erop te klikken
   • Controleer de nieuwe teller en totale grootte
   • Plaats alleen in de wacht wanneer de configuratie optimaal is

PEPPOL registratieproces #

1. Voor nieuwe klanten

   • Verwijs systematisch naar het online formulier: https://sales.silicon-ioi.online/peppol_registration
   • Creëer geen handmatige verzoeken meer per e-mail of telefoon

2. Gegevensverificatie

   • Zorg ervoor dat de bedrijfsnaam in HOOFDLETTERS is
   • Verifieer BTW-nummerformaat (geen spaties, geen speciale tekens)
   • Het systeem reinigt automatisch gegevens, maar correcte invoer vanaf het begin is beter

3. Verzoektracking

   • Raadpleeg regelmatig de ioi Peppol Registration module
   • Verwerk verzoeken in batches om tijd te optimaliseren
   • Exporteer naar CSV alleen deelnemers nog niet geregistreerd (Only unpublished)
   • Markeer Babelway Registered onmiddellijk na registratie in Babelway

---

Bijlagen en bronnen #

Externe PEPPOL bronnen #

Officiële documentatie:

• Officiële PEPPOL site: https://peppol.org/
• BIS 3.0 technische documentatie: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/
• Lijst van schemacode: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/

Verificatietools:

• Vereenvoudigde PEPPOL directory: https://directory.peppol.eu/public
• PEPPOL technische tools: https://peppol.helger.com/public/menuitem-tools-participant

---

Gemeenschappelijke identificatieschemacode #

Code	Beschrijving	Formaat	Voorbeeld
0208	BTW-nummer (BE)	0208:BE + 10 cijfers	0208:BE0123456789
9925	Ondernemingsnummer (BE)	9925:XXXX.XXX.XXX	9925:0123.456.789
9938	Luxemburg BTW-nummer	9938:LU + 8 cijfers	9938:LU12345678
9944	Nederlands BTW-nummer	9944:NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers	9944:NL123456789B01
9930	Duits BTW-nummer	9930:DE + 9 cijfers	9930:DE123456789
9957	Frans BTW-nummer	9957:FR + 11 tekens	9957:FR12345678901
9906	Italiaans BTW-nummer	9906:IT + 11 cijfers	9906:IT12345678901
0088	GLN/EAN	0088:13 cijfers	0088:1234567890123

---

Ondersteunde bestandsformaten #

Voor verzenden:

• XML UBL 2.1: Verplicht PEPPOL BIS 3.0 formaat
• PDF: Bijgevoegd PDF-bestand (optioneel)
• Andere bijlagen: Alle bestandstypen (tenzij uitgesloten via UBL-SKIP-ATTACHMENT)

Voor ontvangen:

• XML UBL 2.1: Volledige automatische verwerking
• Inbegrepen PDF: Automatische extractie en archivering
• Andere bijlagen: Afbeeldingen, Word-documenten, enz. (indien inbegrepen)

---

Gebruikte systeemtags #

Tag	Gebruik	Module
UBL PEPPOL BIS 3.0	Identificeert XML UBL bestanden gegenereerd door het systeem	ioi Sales Invoice
UBL-SKIP-ATTACHMENT	Sluit een bestand uit van UBL generatie	ioi Sales Invoice

---

FAQ #

**V: Kan ik PEPPOL facturen naar al mijn klanten verzenden?**A: Nee, alleen naar klanten die zijn geregistreerd op het PEPPOL netwerk. Verifieer eerst hun registratie via de PEPPOL directory.

**V: Wat gebeurt er als mijn klant niet op PEPPOL is?**A: De factuur wordt niet verzonden via PEPPOL. U moet uw gebruikelijke methode gebruiken (e-mail, post).

**V: Kan ik een PEPPOL factuur wijzigen na verzending?**A: Nee, eenmaal verzonden kan het niet meer worden gewijzigd. U moet een creditnota uitgeven en vervolgens een nieuwe factuur.

**V: Hoe lang worden PEPPOL facturen gearchiveerd?**A: In overeenstemming met wetgeving, minimaal 7 jaar in België.

**V: Kan ik PEPPOL facturen uit het buitenland ontvangen?**A: Ja, PEPPOL is een internationaal netwerk. U kunt facturen ontvangen uit alle deelnemende landen.

**V: Is de PDF verplicht in een PEPPOL factuur?**A: Nee, de XML bevat alle juridische gegevens. De PDF is optioneel.

**V: Wat te doen als ik een factuur met fouten ontvang?**A: Neem contact op met uw leverancier om een creditnota en een gecorrigeerde factuur uit te geven.

**V: Kan ik PEPPOL tijdelijk uitschakelen?**A: Ja, schakel eenvoudig de optie uit in ioi Sales Journal of ioi Company afhankelijk van de betrokken stroom.

**V: Kan ik meerdere bankrekeningen in een PEPPOL factuur hebben?**A: Ja, als u All published accounts selecteert, worden alle bankrekeningen die niet zijn gemarkeerd als unpublished opgenomen in de UBL (één <cac:PaymentMeans> blok per rekening). Als u een specifieke rekening selecteert, verschijnt alleen die.

**V: Wat gebeurt er als ik een bankrekening selecteer en deze vervolgens verwijder uit ioi Company?**A: Het systeem verifieert automatisch het bestaan van de rekening bij elke opslag. Als de rekening niet meer bestaat, wordt het veld gewist en wordt de standaardparameter (All published accounts) opnieuw geactiveerd.

**V: Worden bestanden die zijn uitgesloten van UBL verwijderd uit de factuur?**A: Nee, ze blijven gekoppeld aan de factuur en normaal toegankelijk in ioi. Alleen hun opname in het XML UBL-bestand wordt beïnvloed.

**V: Kan ik UBL-filters wijzigen nadat de factuur in de wacht is geplaatst?**A: Nee, de UBL-filterbeheerinterface is alleen toegankelijk wanneer de factuur Draft status heeft. Eenmaal in de wacht of verzonden, zijn bestanden opgenomen in de UBL bevroren.

**V: Hoe registreer ik een nieuwe klant op PEPPOL?**A: Gebruik alleen het online formulier: https://sales.silicon-ioi.online/peppol_registration. Ga niet meer via e-mail of telefoon.

**V: Hoe lang duurt het voordat een klant is geregistreerd op PEPPOL?**A: Zodra het verzoek is ingediend via het formulier, verwerkt het Silicon ioi team het over het algemeen binnen 1-2 werkdagen. Daadwerkelijke registratie op het PEPPOL netwerk (Babelway) duurt vervolgens enkele extra uren.

---

Wijzigingsgeschiedenis #

Versie 2.0 - Maart 2026 #

Nieuwe functies:

1. Voorkeursbankrekeningbeheer
   • Nieuw veld Unpublish in UBL invoice in ioi Company
   • Preferred Company bank account raster in ioi Customer
   • Company bank account veld in ioi Sales Invoice
   • Automatische bankrekeningbestaan controle
2. UBL bijlagefiltersysteem
   • Grafische bijlagebeheerinterface
   • UBL-SKIP-ATTACHMENT tag om bestanden uit te sluiten
   • (X In UBL) teller in zijbalk
   • Weergave van totale grootte van inbegrepen bestanden
3. Online PEPPOL registratieproces
   • Webformulier voor registratieverzoeken
   • ioi Peppol Registration module voor gecentraliseerd beheer
   • Automatische CSV-export voor Babelway
   • Automatische PEPPOL schema validatie
   • BE:EN / BE:VAT dubbele beheersing

Technische verbeteringen:

• Automatische bankrekeningvalidatie voor UBL-generatie
• Automatische gegevensreiniging in registratieformulier
• Dubbele detectie en beheer in PEPPOL register
• Verbeterde beveiliging met serverconfiguratieverificatie

Versie 1.0 - Februari 2026 #

Initiële PEPPOL documentatie met:

• Basis ioi Company configuratie
• Verkoopjournaalbeheer
• Klantconfiguratie
• Verzend- en ontvangstproces
• ioi Doc Gateway Inbox/Outbox modules
• Factuurverwerking in ioi E-doc Entry Channel