Que dois-je approuver?

Le système tient à jour la liste des personnes qui doivent potentiellement signer un document.

Allez dans le module ioi Approbation de documents.

Le système vous présente ce que vous devez signer, avec les liens :

Être prévenu que j’ai potentiellement des documents à signer #

Le système peut vous envoyer régulièrement une notification par e-mail afin de vous rappeler les signatures à faire.

L’administrateur système va définir un schéma hebdomadaire dans ce module. Vous savez inhiber ce process.

Exemple:

Si vous êtes en mode Sandboxing, les e-mails sont “reroutés” vers votre e-mail de Sandboxing.

Approuver plusieurs documents d’un coup #

• Appuyez sur recherche dans le module,
• Cocher les documents que vous désirer signer.

• Ensuite, signez avec ce bouton :

• Notez que vous savez aussi refuser dans cette procédure :

Approuver en étant sur un document #

• Depuis le module, allez sur le document :

• Faites Action,  Approuver / refuser le document :

• Notez que vous savez aussi refuser dans cette procédure :

Comment signer, le code #

En premier usage, veuillez utiliser le lien I forgot my code.

Vous avez l’opportunité de mentionner un commentaire. Celui-ci est obligatoire en cas de refus.

Une confirmation vous sera demandée. Ensuite, votre document est approuvé :

Vous avez le détail complet des signatures dans la partie Plus (More) :

Premier usage, ou redéfinition de votre code signature #

Votre login vous sera demandé depuis cette fenêtre :

Définissez votre code de signature

Document non signé, adapter le reporting #

Il est très important que votre reporting document soit adapté aux signatures.

Si le document est en approbation ou refusé, veuillez bien indiquer sur le document en grand, selon le cas :

• “Document non signé, à titre indicatif”,
• "Document Refusé, Document non valide",

• “Document non finalisé, non signé, à titre indicatif”.

Document signé, apposer les signatures #

Sont à votre disposition, les signatures ou parafes de chaque utilisateur dans l’outil de reporting. Pour cela, vous devez au préalable enregistrer les signatures des utilisateurs dans le module ioi Utilisateur.