Fonctionnement général #
Lorsque la case Exiger une approbation est cochée dans le journal d’achat, toutes les factures sont soumises à un circuit d’approbation.
→ Trois cas de figure peuvent alors se présenter :
Cas 1 : La facture correspond à une catégorie de fournisseur #
- Si la facture concerne un fournisseur dont la catégorie est définie dans le tableau de configuration,
- Alors le champ
Payment approval spec. Rolese remplit automatiquement avec le groupe d’approbateurs correspondant.
Cas 2 : Le fournisseur est mixte (aucune catégorie attribuée) #
- Si le fournisseur ne correspond à aucune catégorie spécifique,
- L’utilisateur doit sélectionner manuellement le groupe d’approbateurs dans le champ
Payment approval spec. Role.
Cas 3 : La facture ne nécessite pas d’approbation #
- Un approbateur par défaut est défini dans le journal pour toutes les factures ne nécessitant pas d’approbation.
- Dans ce cas, aucune valeur n’apparaît dans les champs liés à l’approbation, ce qui est normal.
- La personne définie comme approbateur par défaut retrouvera néanmoins la facture dans son module d’approbation.
Configuration du circuit d’approbation #
Étapes de mise en place : #
- Créer une famille de fournisseurs dans le module dédié.
- Attribuer les fournisseurs à cette famille depuis leur fiche fournisseur.
- Créer un rôle d’approbation correspondant à cette famille de fournisseurs.
- Attribuer ce rôle aux utilisateurs concernés via leur profil utilisateur (en cochant la case associée au rôle).
Une fois ces étapes complétées :
- Aller dans la configuration du journal d’achat :
- Ajouter une ligne de correspondance entre la famille de fournisseurs (à gauche) et le rôle (à droite).
- Cliquer sur le “crayon” pour spécifier le nombre d’approbateurs requis dans ce groupe.
