Gestion de catalogues fabricants

Introduction #

Silicon ioi vous permet de gérer des listes de références produits avec leurs descriptions, caractéristiques, prix d’achat et de vente, sans devoir les enregistrer dans la gestion de stock. Ces références restent disponibles pour la création d’un article de stock uniquement si cela devient nécessaire.

Avantage stratégique #

Ce fonctionnement permet de limiter l’enregistrement d’articles en stock aux seuls cas où cela est requis. Il devient ainsi possible de proposer à la vente des centaines de milliers de références sans alourdir le référentiel stock. Seuls les articles effectivement stockés sont codifiés comme tels ; les autres restent dans la gestion des catalogues fabricants. Sur le moyen et long terme, cela évite de polluer le référentiel stock avec des articles qui n’ont pas été vendus ou qui n’ont jamais nécessité de gestion de stock.

Gestion des catalogues fabricants importés #

Le système est conçu pour faciliter l’importation massive de références fabricants.

Limitations #

→ La politique tarifaire est volontairement simplifiée, car on suppose que les données de prix sont importées en masse et traitées de manière automatisée :

• Un seul prix de vente est pris en compte (par devise et unité de gestion), avec la possibilité d’appliquer des remises, y compris des remises par quantité. Les grilles FTG sont applicables.
• Aucun prix client spécifique ne peut être défini.
• Le prix d’achat est basé sur une remise par rapport au prix de vente (souvent désigné comme le prix public).

Module Fabricant #

Dans ce module, vous définissez autant de fabricants que nécessaire, ainsi que les paramètres de référencement et de différenciation propres à chaque catalogue.

→ Les éléments suivants doivent être définis :

• Un identifiant unique
• Une description
• Un fournisseur (par défaut, celui chez qui l’on achète cette référence)

Création automatique d’articles #

Il est également nécessaire de choisir une méthode de création d’article lorsqu’une gestion de stock devient nécessaire. L’article pourra ainsi être généré automatiquement dans les flux de traitement. Plusieurs règles sont disponibles :

• Interdit : aucune création d’article n’est autorisée à partir de ces références.
• Utiliser la référence fabricant comme référence article.

• Générer une référence article à partir d’un préfixe concaténé à la référence fabricant.

• Utiliser une référence article prédéfinie dans le catalogue fabricant.

→ Des critères complémentaires peuvent également conditionner la possibilité de créer un article :

• La famille d’articles doit être renseignée (essentiel si une politique de remise par famille est en place, voir grille FTG).
• Une catégorie e-shop doit être définie (nécessaire pour publier à la vente).
• Des descriptions multilingues doivent être disponibles (de 1 à 4 langues).
• Si les prix sont exprimés en devises étrangères, une conversion vers la devise système doit être prévue.

Mise à jour des images, vignettes et fiches techniques #

Il est possible de définir des règles de mise à jour de ces éléments lors de la création d’un article.

Paramètres d’importation #

Les paramètres d’importation sont définis pour chaque fabricant. Ils permettent l’importation de données à partir de fichiers Excel ou CSV.

Ils assurent un bon formatage des champs essentiels du catalogue. Selon les réglages, l’importation peut continuer même en cas d’erreur, afin d’éviter les interruptions intempestives. Les erreurs peuvent ensuite être corrigées manuellement.

Concernant les images et fiches techniques, une règle de nommage permet leur intégration automatisée :\nRéférence fabricant + Suffixe

\n→Le suffixe permet d’identifier le type de document :

• Vignette
• Image
• Datasheet

Cartographie des champs (Field Mapping) #

Cette étape permet de définir la correspondance entre les colonnes du fichier d’import et les champs à renseigner dans le catalogue fabricant.

Les catalogues fabricants #

Vue d’ensemble #

Cette section affiche l’ensemble des références fabricants importées, utilisables dans les flux commerciaux et publiables sur l’e-shop.

Architecture des catalogues fabricants #

L’architecture des catalogues a été pensée pour être extrêmement simple, afin de faciliter les importations massives et la gestion de gros volumes de données.

\n→Chaque ligne correspond à une référence fabricant unique, incluant :

• La définition du produit
• Les prix d’achat et de vente
• Les tags de classification et de recherche

Création de champs spécifiques : privilégier l’utilisation des tags #

→ Recommandation : utilisez les tags.\nLes tags permettent d’ajouter des caractéristiques spécifiques aux produits sans créer de nouveaux champs. Ils sont totalement flexibles et peuvent varier d’un article à l’autre.

Exemple :

• Pour un appareil électrique : puissance=2KW, tension=220V
• Pour une chemise : couleur=bleu, taille=M

Grâce à ce système, des caractéristiques différentes peuvent coexister sans rigidité structurelle, tout en restant facilement exploitables via les outils de recherche.

Champs stratégiques liés à la gestion des références fabricants #

• Article créé du catalogue (Item created from catalog) : indique qu’un article stock a été créé à partir de cette référence fabricant. Cet article prend alors le dessus sur la référence du catalogue.
• Ma référence (My reference) : référence de l’article qui a été généré à partir du catalogue.
• Réf. article en création directe (Item ID Live Creation) : contient la référence article à générer automatiquement en cas de création (si la méthode du catalogue le permet).
• À supprimer (To be deleted) : champ utilisé pour marquer les références à supprimer. Ce marquage est fait automatiquement via l’outil de suppression. Voir la procédure Manufacturer Catalog Deletion.

Disponibilité stock chez le fournisseur #

→ Ces données peuvent inclure :

• La quantité disponible en stock
• Le délai de transport estimé

Paramètres stratégiques pour l’e-shop #

• Catégorie e-shop (Shop Category) : définit la catégorie principale sous laquelle cette référence sera classée sur l’e-shop.
• Non disponible (Not Available) : si activé, l’article reste visible sur l’e-shop (s’il est publié), mais il n’est pas possible de l’ajouter au panier.
• Quantité maximale (Max Qty) : limite la quantité que le client peut commander en une seule fois sur l’e-shop.

Utilisation des tags #

Les tags permettent de décrire finement une référence fabricant et facilitent la recherche produit.

Ils se composent de deux éléments, séparés par un signe égal = :

• Sujet (subject)
• Valeur (value)

Exemple : couleur=rouge, taille=L, puissance=3KW

Les modules Shop Tag Subject et Shop Tag Value regroupent l’ensemble des sujets et des valeurs disponibles, avec leurs traductions dans toutes les langues actives.

Les tags sont également exploitables dans les outils de recherche avancée du back-office (Desk mode), via le module Advanced Search.

Utilisation dans l’e-shop #

Conditions minimales pour l’affichage sur l’e-shop #

→ Pour qu’une référence fabricant soit visible sur l’e-shop, les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés :

• Une catégorie e-shop
• Un prix unitaire
• Une devise
• L’option Prix publié web cochée

Recommandations pour une présentation optimale #

→ Pour maximiser l’impact commercial de la fiche produit, il est vivement recommandé de compléter également les éléments suivants :

• Un ensemble de tags facilitant la recherche produit
• Une ou plusieurs vignettes / images
• Des descriptions dans les différentes langues utilisées
• Un ou plusieurs documents techniques (datasheets), si le produit est technique
• Des mémos permettant de mieux informer l’utilisateur sur les caractéristiques du produit

Politique de prix #

→ Il est fortement conseillé de se référer à la documentation spécifique sur :

• La présentation des remises
• Le calcul des prix de vente

Utilisation dans la chaîne achat/vente #

À tout moment, il est possible de rechercher un produit à l’aide de sa référence fabricant.

Ajout dans les documents commerciaux #

Dans tous les documents de vente ou d’achat, il suffit d’afficher le champ Manufacturer Catalog pour sélectionner une référence.

Une fois sélectionnée via la boîte de dialogue :

• La ligne de détail est automatiquement complétée (référence, description, prix, remise)
• Si la référence est liée à un article, le champ item_id est renseigné.

Chemin complet d’une transaction avec références fabricants #

Voici les étapes typiques d’une transaction de vente utilisant uniquement des références fabricants, sans création d’article.

Configuration préalable des journaux de vente #

Dans le journal de vente concerné, configurer la réservation obligatoire dans la section Bon de livraison.

Configuration préalable des journaux d’achat #

Dans la section Bon de réception, activer l’option permettant de rediriger les réceptions d’articles vers un bon de réservation lié à la commande client.

Création d’une offre client #

Créer une offre client contenant des références fabricants.

Transformation de l’offre en commande #

Transformer l’offre en commande client, ou créer directement une commande avec des références fabricants.

Approvisionnement direct #

→ Depuis :

• La commande client
• Ou le module des lignes de commandes ouvertes

Effectuer un approvisionnement direct via la fonction Action > Achat direct.

Envoi de la commande fournisseur #

Envoyer la commande fournisseur correspondante.

Réception de la commande #

→ Lors de la réception :

• La case Create item est décochée
• Le système comprend que l’article ne doit pas être créé car la référence est intégralement allouée à une commande client

Une case jaune dans l’en-tête du document de réception indique ce comportement.

Vérification de la commande client #

→ Retournez dans la commande client :

• Le statut passe à Réservée ou Partiellement réservée
• Affichez les colonnes Allocated Qty et Delivered Qty

Vous verrez que la quantité réservée pour les références fabricants est correctement enregistrée.

Accès au bon de réservation #

→ Pour accéder rapidement au bon de réservation créé :

• Allez dans l’onglet Document Flow
• Activez la Down View
• Sélectionnez le bon de réservation affiché

La colonne Allocated Qty y sera également alimentée.

Livraison au client #

• Changez l’état du document en Préparation
• Ensuite, passez en Livré

Passage en mode article de stock #

Lors de la réception fournisseur, le système peut automatiquement transformer une référence fabricant en article stocké si la case Create item est cochée.

Cas où la case “Create item” est cochée automatiquement #

• Quantité excédentaire à stocker :\nSi la quantité commandée auprès du fournisseur dépasse celle prévue dans la commande client, le système considère qu’un reliquat doit être stocké. La création d’un article devient alors nécessaire.
• Configuration du journal d’achat :\nLa case peut également être cochée systématiquement, si cela a été défini dans les paramètres du journal d’achat, dans la section réception.

Cas particulier : quantités minimales imposées par le fournisseur #

Certaines politiques d’achat, comme un minimum de commande fournisseur, peuvent forcer la création d’un article.

Suppression de références fabricants #

Le système de gestion des références fabricants de Silicon ioi est conçu pour gérer un grand volume de données, souvent importées en masse.

Étapes de suppression #

Filtrage des références à supprimer #

Utilisez les critères de recherche pour filtrer les références fabricants candidates à la suppression.

Marquage pour suppression #

Via le menu Action, marquez les références comme à supprimer

Traitement automatique en backend #

Un processus backend prend ensuite en charge la suppression effective. Il suit les étapes suivantes :

1. Vérification d’usage dans des documents actifs
   • Si une référence est toujours utilisée dans des documents actifs (commandes ouvertes, réservations, etc.), la suppression est annulée pour cette référence.
2. Archivage dans les documents inactifs
   • Si la référence n’est utilisée que dans des documents inactifs, elle est déplacée dans un champ d’archive de la ligne de détail correspondante.
   • Cela rompt les liens avec la référence d’origine tout en conservant une trace dans l’historique du document.

1. Suppression définitive
   • Une fois toutes les dépendances rompues, la référence fabricant est définitivement supprimée de la base de données.