Importation de données

L’import de données dans Silicon ioi peut se faire de plusieurs façons. Le choix de l’outil adapté peut être facilement réalisé à l’aide de l’arborescence ci -dessous.

En résumé, il y aura une distinction entre l’import de fichiers, l’import de très peu de données et l’import de données dans le but de créer de nouveaux documents ou au contraire, dans le but de mettre des documents existants à jour.

Import de fichier (liste fichiers) #

• Chercher Liste Fichiers dans la barre de recherche,
• Cliquer sur Ajouter Fichier,
• Choisir l’une des méthodes ci-dessous pour “uploader” votre fichier, quel que soit son format.

Dans ce cas, le fichier sera accessible à la racine comme ceci : urldusite/files/nomdufichier.

Si le fichier doit être visible publiquement par tous les internautes, mettez-le public, sinon, laissez-le privé :

Un dépôt de fichier peut aussi être réalisé au sein de certains documents déjà créés avec le bouton Ajouter une pièce jointe ou encore au sein des champs prévus dédiés de certains documents, reconnaissables au terme Attacher , comme ici :

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Pour ce deuxième cas, le chemin d’accès au fichier comprendra le type et le nom du document auxquels ils ont été attachés.

Exemple: pour le cas ci-dessus, le chemin serait : urldusite/files/web_page/2023/1/home/iois.png

Vous pouvez trouver cet URL en ouvrant le document dans ioi ou au sein de la liste de fichiers.

Import réduit (import manuel) #

Si vous devez importer peu d’informations, le faire manuellement peut être plus rapide qu’utiliser un outil d’import. Ne vous forcez pas à en utiliser un si vous pouvez réaliser vos modifications en quelques clics.

Exemple: créer 3 nouveaux documents avec 4 champs remplis chacun.

Import dans le but de créer de nouveaux documents #

Outil d’importation de données.

Si vous ne répondez à aucune des conditions précédentes et que votre but est de créer de nouveaux documents, vous allez utiliser l’outil d’importation de données.

Exemple: créer15 nouveaux clients.

• Depuis la barre de recherche, entrez Importation de données afin de trouver cet outil.

• Sélectionnez le type de document que vous voulez créer,
• Sélectionnez le type d’importation que vous désirez. Ici, Insérer de nouveaux enregistrements,
• Vous verrez ensuite apparaître ces deux boutons supplémentaires :

• Vous pouvez sélectionner uniquement les champs que vous comptez importer ainsi que filtrer les exemples.

Le tableau prérempli servira à voir la structure des données attendues, là où le tableau vierge sera celui que vous utiliserez réellement pour importer vos données.

Une fois votre tableau rempli avec vos nouvelles données, utilisez le bouton Attacher vu précédemment pour envoyer votre fichier sur ioi.

Type d’erreur et solutions #

• Impossible de faire correspondre la colonne Testing only avec un champ.

Si jamais vous avez suivi la procédure ci-dessus, vos colonnes devraient porter des noms reconnaissables par le système. Si ce n’est pas le cas, vous devriez voir un message tel que celui-ci :

Vous pouvez utiliser le bouton Map Column , afin d’associer une colonne à un champ spécifique.

• La donnée fournie n’est pas parmi les options disponibles pour le champ.

Dans ce cas-ci, vous pouvez, si vous avez les droits suffisants, rajouter dans Silicon ioi la donnée attendue.

Exemple: un nouveau fournisseur vers lequel pointe votre client.

Si vous ne pouvez pas, adaptez vos valeurs avec des options disponibles pour ce champ.

• Les formats de date divergent.

Silicon ioi supporte tous les formats de date, il vous demandera cependant de garder le même au sein du même document pour éviter tout conflit.

Des erreurs spécifiques.

Certains champs peuvent retourner des erreurs spécifiques, que ce soit une data de début qui doit être antérieure à une date de fin, un format d’e-mail ou téléphonique ou plus simplement un champ qui n’accepte que des nombres entiers. Les erreurs dans ce cas sont assez parlantes et devraient d’elles-même vous amener à trouver la solution.

Import dans le but de modifier des documents existants #

Outil d’importation de données (mettre à jour) et mise à jour en masse.

Si vous avez beaucoup de champs à modifier au sein des documents, référez-vous au point ci-dessus, mais cette fois-ci avec le choix Mettre à jour les enregistrements existants.

Commencez par télécharger le modèle en format Excel en choisissant de reprendre toutes les données et tous les champs existants. Réalisez vos modifications et puis réinjectez votre Excel modifié.

Faites attention que dans ce cas-ci une colonne nommée ID et reprenant le nom des différents documents à modifier sera indispensable. Cela ne vous concerne que si vous créez un nouvel Excel. Si vous avez utilisé le point précédent, cette colonne devrait par contre avoir été automatiquement créée.

Si par contre vous n’avez que quelques champs à modifier, par exemple, parce que vous avez décidé de publier toutes vos pages internet, il faudra utiliser l’outil de Mise à jour en Masse.

• Entrez Mise à jour en Masse dans la barre de recherche pour trouver cet outil.

• Sélectionnez le type de document,
• Sélectionnez le champ que vous voulez modifier,
• Dans Mettre à jour la valeur, vous mettrez la nouvelle valeur (celle que vous voulez voir apparaître au terme de cette opération),
• Si vous vous en tenez là, que vous sauvegardez et que vous appuyez sur le bouton Mettre à jour, tous les documents de ce type seront modifiés (dans la limite du nombre de documents visible en bas de page).

• Vous pouvez aussi rajouter des conditions afin d’uniquement mettre à jour les documents répondant à ladite condition.

Exemples de conditions:

• Champ de type int/float :

nomintfloat <= "3" nomfloat = "2.5" (une virgule ne marche pas dans ce cas)

• Champ de type date :

nomdate < "2023-03-15" and nomdate > "2023-03-09" or nomdate = "2023-03-18"

• Champ de type datetime :

nomdatetime = "13-03-2023 17:11:37"

• Champ de type data/txt :

Nomtext != "un texte"